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Aus Auftragsdaten, die per EDI empfangen wurden, kann eine CargoSoft Position generiert oder die Daten in eine bestehende Position übernommen werden.
Bitte benutzen Sie den EDI-Postkorb statt der EDIFACT-Auftragsübernahme.

Stammdaten

Für die Übernahme der EDI-Daten in eine CargoSoft Positionen werden entsprechende Vorbelegungen in den Stammdaten ADMIN → VORBELEGUNGEN benötigt. Diese werden automatisch (mit dem Update) ausgeliefert und angelegt.

Suchmaske erscheint

Unter Umgebung → EDI → EDI-Postkorb rufen Sie die Funktion auf. Sie gelangen in die Ansicht des Suchergebnisses.

Um die Suchfelder einzublenden, wählen Sie den Button Sucheinstellungen.

An dieser Stelle ist die Erweiterte Dynamische Suche implementiert, welche eine individuelle, dynamische Suche ermöglicht.

Suchkriterien und Ergebnisfelder können von jedem Nutzer je nach Bedarf persönlich eingestellt und Suchmasken gespeichert werden. 


EDI Postkorb im Dashboard

Das Einbinden des EDI-Postkorbs in das CargoSoft Dashboard ist ebenfalls möglich.


Erfassen Sie Ihre Suchkriterien für die Suche nach Positionen und lösen Sie die Suche mit der F3-Taste oder dem Button Refresh/Suchen aus.

Für die Suche nach bereits importierten Datensätzen aktivieren Sie die Checkbox Verarbeitet?.

Die Felder per EDI empfangen am (edi_empfdat), per EDI empfangen um (edi_empfzeit) und per EDI empfangen von Sender (edi_sender) können in die Ergebnisanzeige aufgenommen werden.

Wird ein Datensatz über Office2Office übermittelt, werden diese Felder automatisch befüllt und angezeigt. 
Bei einer Office2Office-Übertragung werden die Dokumente mit aktivierter Checkbox C2C aus der eAkte des gesendeten Serviceauftrags in die eAkte des EDI-Datensatzes kopiert.    

Datensätze übernehmen

Im Suchergebnis wird der gewünschte Datensatz ausgewählt und über die Funktionen im Kontextmenü weiter bearbeitet, wie beispielsweise gewandelt oder aktualisiert.

Mehrfache Übernahme eines Datensatzes

Berechtigungsobjekt: EDI_POSTKORB_2X_ALLOWED

Beim Importieren/Wandeln einer Position wird die Originalposition kopiert und gespeichert. Dadurch gibt es die Möglichkeit, den Originaldatensatz bei Bedarf mehrfach zu übernehmen.

Für die Suche nach bereits importierten Datensätzen aktivieren Sie die Checkbox Verarbeitet?. Bei der Suche werden die bereits importierten Originalpositionen des Mandanten angezeigt und können übernommen werden.

Für das Öffnen der gewandelten Originalposition muss in den Stammdaten die korrekte Positionsdefinition hinterlegt sein.

Übernommene Datensätze im Anzeigemodus

Übernommene EDI-Datensätze können ausschließlich im Anzeigemodus geöffnet werden. Beim Öffnen erscheint ein entsprechender Hinweis, dass die Position nicht geändert werden kann.

Ausnahme ist die Memo-Funktion. Auch in den EDI-Datensätzen können Memos und Adressmemos hinterlegt werden.

Mussfelder werden nicht geprüft, alle Reiter der Position sind frei einsehbar.

Ein EDI-Datensatz wird nach dem Schließen nicht in der Sidebar angezeigt.  Erst die gewandelte, neue Position wird in die Sidebar gestellt und ist editierbar.                   

Anzeige der Positionsnummern

In der neuen Position

Wird ein Datensatz im EDI-Postkorb in eine neue Position gewandelt, wird auf dem Reiter Info der neu angelegten Position im Feld Gewandelt aus Position die Positionsnummer des ursprünglichen, gewandelten EDI-Datensatzes angezeigt. Mit einem Doppelklick auf das Feld kann die angezeigte Position geöffnet werden.

Diese Funktion wird auch ausgeführt, sofern Wandlungen über die folgenden Menüs erfolgen:

Für die Nutzung der Funktion wird eine Statusart in ADMIN → STATUSARTEN benötigt, in der die Füllregel EDI-Postkorb Wandlung aktiv ist.

Im EDI-Postkorb

Im EDI-Postkorb können zu einer gewandelten EDI-Position alle neuen Positionen angezeigt werden.

  • Hierfür muss das Feld referenz aus der Tabelle eastatus_t in die Ergebnisanzeige im EDI-Postkorb aufgenommen werden
  • und in der Suche das Feld referenztyp aus der Tabelle eastatus_t mit dem Wert POS_WANDEL für die Suche befüllt werden.

Gibt man diesen Wert für die Suche nicht an, werden die Ergebnisse pro Status und nicht per neu erfasster Akte angezeigt (dies bedeutet eine Mehrfachanzeige der einzelnen Positionen). 

Eine gewandelte Position kann in der Ergebnisanzeige über das Kontextmenü → Gewandelte Position öffnen geöffnet werden.

E-Mail-Versand

Der E-Mail-Versand nach einer Wandlung im EDI-Postkorb kann konfiguriert werden.

Nach dem Wandeln eines EDI-Datensatzes in einen Auftrag wird eine E-Mail erzeugt, wenn die Niederlassung der neuen Position abweichend ist bzw. beim Übernehmen eines Datensatzes geändert wird.


Wird eine Wandlung in einer Gateway-Niederlassung ausgeführt, kann die Versand-Gatewaystation darüber per E-Mail informiert werden.

Die Einrichtung erfolgt in den Stammdaten FIRMA → NIEDERLASSUNG → ADRESSDATEN Avis bei Sendungseingang via Gateway.
Dazu ist es notwendig, dass der korrekte Modus, Bereich und eine E-Mail-Adresse hinterlegt sind.


Zusätzlich zum Avis für das Gateway kann bei niederlassungsübergreifender Wandlung auch eine E-Mail an den User, der den Datensatz übernimmt oder die zugehörige Niederlassung geschickt werden.

Dazu sind folgende Einstellungen erforderlich:

  • FIRMA → NIEDERLASSUNG → ADRESSDATEN BCC Mailadresse: hier die gewünschte E-Mail-Adresse eingeben

oder alternativ

  • FIRMA → MAIL: hier die Checkbox Eigene Kopie aktivieren und als bcc einstellen.
    Es wird die E-Mailadresse des Users, der den Datensatz wandelt, aus ADMIN → MITARBEITER Email ausgewertet.

E-Mail in eAkte

Nach dem Wandeln eines EDI-Datensatzes in einen Auftrag wird die erzeugte E-Mail mit entsprechender Referenz in der eAkte abgelegt. 


EDI-Postkorb Importer

Beim automatischen Einlesen von Positionsdatensätzen über den EDI-Postkorb Importer können automatisch E-Mails generiert werden.

Dies gilt ausschließlich für Positionen, die durch eine EDI-Schnittstelle im Postkorb angelegt werden.

Diese E-Mails können an spezifische Mitarbeiter oder Verteilerlisten gesendet werden.