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Ist in den Stammdaten ALLGEMEINE FIRMENPARAMETER die Checkbox CS E-Mails in eAkte ablegen aktiviert, werden E‑Mails (welche vom 4gl Hintergrundprozess erzeugt werden) mit Formularkategorie CS-MAILS an den dazugehörigen Positionen in deren eAkte abgelegt.

Werden über die Standard-EDI Schnittstellen Statusemails generiert, werden auch diese in der eAkte des Haupt- bzw. Serviceauftrages abgelegt, wenn die Checkbox CS E-Mails in eAkte ablegen aktiviert ist. Die E-Mails werden unter der Kategorie abgelegt, die im Feld CS E.Mails Formularkategorie eingetragen ist. Ist keine Kategorie eingetragen, wird im Standard die Kategorie ALLG für Allgemein verwendet.
In der eAkte können interne und externe Dokumente abgelegt werden.
Bei Bedarf können abgelegte Dokumente aus der eAkte gelöscht werden.

Formulare manuell in der eAkte ablegen

Im Dateimenü befindet sich unter Senden an der Menüeintrag eAkte.

Es können Formulare manuell in der eAkte gespeichert werden, wenn in den Formular-Stammdaten KEIN Eintrag für Dialog → eAkte gesetzt ist.

→ Wurde im Formularstamm der Druck per CargoCom aktiviert, wird das Dokument über den Eintrag Senden an eAkte über CargoCom in der eAkte abgelegt.

Mit dem Befehl Senden an → eAkte öffnet sich ein Windows Standard-Fenster:

Über dieses Fenster können Sie jeweils eine Datei auswählen, die Sie an die Position hängen möchten. 
Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Öffnen.
Die gewählte Datei wird an die Position gehängt.

Die Änderung der Uhrzeit ergibt sich aus der Übernahme der Datei ins CVS-System, bei der verschiedene Daten neu gesetzt werden.
Optional erfassen Sie eine Bemerkungen oder eine andere Kategorie. Wenn diese ins SCM- /CRM-/ C2C- System übertragen werden soll, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

Um das Dokument zu öffnen, machen Sie einen Doppelklick auf den Dateinamen
Sollte diese Datei (bzw. die Endung) mit einer Applikation verknüpft sein, öffnet sich das entsprechende Programm und Sie können die Datei einsehen.

Irrtümlich übernommene Dateien können aus der Position gelöscht werden.

Diese Funktion ist berechtigungsgesteuert.

Dokumente mit mehreren Positionen

Bei Dokumenten, die mehrere Positionen haben können (z.B. QM‑Karte oder Frachtbriefe) wird jedes Dokument separat in der eAkte gespeichert.

Dabei erhält es im Dateinamen die fortlaufende Nummer (EFile ID).

Dokumente per eMail aus der eAkte senden

Die Dokumente, die in der eAkte abgelegt sind, können direkt von hier per eMail verschickt werden. 

Selektieren sie die gewünschten Dokumente. 

Mehrere Dokumente lassen sich mit gedrückter STRG-Taste anklicken.

Wählen Sie nun den eMail-Button aus oder Menü Datei → Senden an → eMail.

eMails aus Outlook in eAkte übernehmen

eMails aus Outlook können per Drag & Drop in der eAkte gespeichert werden.

Es gibt in den Stammdaten FIRMA → MAIL die Möglichkeit einzustellen, ob bei E-Mails mit Anhang der Anhang separat abgelegt werden soll oder nicht.                                                               

Auswahl Formularkategorie

Per Doppelklick auf das Feld Kategorie öffnet sich eine Suchmaske.

Hierüber kann, zusätzlich zur Auswahl über das Dropdown, die Formularkategorie einer Datei in der eAkte geändert werden.

Zeitstempel bei verschiedenen Zeitzonen korrigieren

Für Mandanten in anderen Zeitzonen gibt es die Möglichkeit, die Anzeige des Zeitstempels für Dokumente im Reiter eAkte zu korrigieren.

  • Dieses gilt für das Dokumentendatum als auch für das Dateidatum.

Die Anpassung wird in FIRMA → EAKTE im Feld Lokale Zeitdifferenz (Min.) vorgenommen.

  • Wird dieses Feld nicht gefüllt, ergeben sich keine Zeitveränderungen. Das System setzt dann wie gewohnt in der eAkte automatisch die lokale Zeit.

Datei aus eAkte öffnen: Dateiverzeichnis

Beim Öffnen einer Datei aus der eAkte wird geprüft, ob diese Datei bereits geöffnet/gesperrt ist.

In diesem Fall wird eine fortlaufende Nummer an den Dateinamen gehängt: so wird aus z.B. Scan.pdf → Scan (1).pdf, Scan (2).pdf.

Bei dem Dateiauswahlfenster EFile hinzufügen und EFile speichern merkt sich das TMS pro User das zuletzt benutzte Verzeichnis.

Dieses Verzeichnis wird dem Benutzer auch in den folgenden Menüs vorgeschlagen:

Das eAkte-Temp-Verzeichnis lautet: %TEMP%\CargoSoft\TempeFile

Das Verzeichnis wird automatisch beim Programmstart angelegt, falls es noch nicht vorhanden ist.