Die folgenden Beschreibungen basieren auf einer einzeiligen Ansicht in den Belegpositionen. |
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| CargoSoft kann zwischen der einzeiligen und zweizeiligen Darstellung der Belegpositionen unterscheiden. → Diese Einstellung wird in den Stammdaten MITARBEITER → Kopfdaten → Checkbox Eingangsfaktura zweizeilig vorgenommen. |
| Bei der Erfassung die Steuerzuordnungstabelle berücksichtigt → Vorbelegung der Steuerschlüssel in der Ausgangs- und in der Eingangsfaktura. |
| Die Belegpositionen werden manuell erfasst oder eingelesen. |
Ansicht der einzeiligen Belegpositionen
| Inhalt |
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| Informationen zum Steuerschlüsseln |
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Ansicht der zweizeiligen Belegpositionen
Damit das Feld Schiffskurs und weitere Felder in der Anzeige nicht so eine breite Ansicht ergeben und zu deren Bearbeitung nach rechts gescrollt werden muss, kann die Anzeige der Belegpositionen auf zweizeilig gestellt werden (Einstellung siehe oben.)
Voraussetzung: Es wird nicht mit ABRECHNUNGSARTEN - nur mit Leistungsarten - gearbeitet. → Dazu muss die Checkbox Abrechnungsart in Eingangsbeleg erfassen in FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura deaktiviert werden!
Feldbeschreibung mit Funktionen
| Feld | Funktion | Einstellung in den Stammdaten | ||
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Positionsnummer
| In den Belegpositionen ist die Positionsnummer ein Mussfeld und kann entweder manuell oder per Suchfunktion eingetragen werden. Sie wird automatisch aus dem Belegkopf vorbelegt, wenn dort bereits erfasst. Bei Einzelrechnungen kann die Positionsnummer nicht geändert werden, wenn diese bereits im Belegkopf eingegeben wurde. Bei Sammelrechnungen bleibt die Positionsnummer im Belegkopf leer. Beim Zeile anfügen (Kontextmenü) wird die Positionsnummer aus der vorherigen Zeile vorgeschlagen, kann aber geändert werden. |
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Abrechnungsart (Aart) | Die Abrechnungsart in der Eingangsfaktura ist cargosoft-seitig optional – je nach Einstellung in Ihren Stammdaten kann es sich um ein Mussfeld handeln. Die Abrechnungsart ist zwingend an eine Leistungsart gebunden. | Mussfeld in Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA in FIRMA einrichten. | ||
Leistungsart (Lart) | Die Leistungsart ist ein Mussfeld. | |||
Bezeichnung | Die Bezeichnung der Lart wird aus den Stammdaten gelesen und angezeigt. | |||
Ist-Betrag | Eingabe des IST-Betrags pro Positionszeile. Dabei kann es sich um Teilbeträge des Gesamtbetrags handeln, wenn die Rechnung unterschiedliche Dienstleistungen betrifft. Zur Erfassung zweier oder mehrerer Einzelbeträge wählen Sie im Kontextmenü Zeile anfügen und geben entsprechende jede Rechnungszeile mit dem betreffenden Betrag ein. Rückstellungen anzeigen/auflösen:
Für die Abweichungen zwischen diesen beiden Spalten gibt es unterschiedliche Kennzeichen, um die Differenz kenntlich zu machen. |
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Währungscode | Die Währung wird automatisch aus den Kopfdaten vorgeschlagen, kann aber geändert werden. | |||
| Bei Fremdwährungen, die von der Währung im Belegkopf abweichen, muss ein Währungskurs erfasst werden - das Feld Kurs wird zum Pflichtfeld. |
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Werden im Belegkopf und der Belegposition die gleiche Währung verwendet, sperrt sich das Feld Kurs. |
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Rückstellungen | Die weiteren Felder Rückstellung, Währungscode der Rückstellung und Rückstellungsnummer (=Belegnummer der RS) werden automatisch gefüllt, falls offene Rückstellungen vorhanden sind. Über das Lokalmenü können Sie die Rückstellung entfernen. | Im Kontextmenü dieses Reiters befindet sich die Möglichkeit nach offenen Rückstellungen zu suchen und diese zu übernehmen → Befehl Info Rückstellungen. | ||
Kurs | Pflichtfeld, wenn eine andere als die Hauswährung im Feld Währungscode eingegeben wird. | Stammdaten FIBU → WÄHRUNGEN → Reiter Kurse → Feld Tageskurse | ||
USt. Exkurs:
| Umsatzsteuerschlüssel Reihenfolge der Abprüfung, welcher Steuerschlüssel gewählt wird: | Es wird zuerst in der Leistungsart geschaut, ob ein Steuerschlüssel hinterlegt ist. Wenn ja, wird dieser eingetragen.
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| Vorschlag des Vor-/Ust.-Schlüssels | Der Vorschlag des Vor- oder USt-Schlüssels entspricht der Kontierung des Belegs lt. Stammdateneinstellungen.
| Bei Kontierung AUFW - Aufwand Bei Kontierung ERL - Erlös Beachten Sie auch die Vorbelegung der Steuerschlüssel in der Ausgangs- und in der Eingangsfaktura. | ||
Exkurs: | Beim Speichern der Rechnung werden intern die einzelnen Steuerbeträge pro Abrechnungszeile berechnet und addiert und mit dem Gesamtsteuerbetrag in den Kopfdaten vergleichen. Die Differenz darf eine vorgegebene Rundungsdifferenz nicht überschreiten. | FIRMA → FAKTURA → Reiter weiteres → Felder Toleranz: Differenz als Betrag/in Prozent | ||
Rück.Nr. | Belegnummer der Rückstellung | In den Reitern Übersicht Rückstellungen und Offene RS im Speditionskonto ist die Rückstellungsnr. aufgelistet. | ||
Ü | Dieses Feld darf nur gefüllt werden, wenn in der Abrechnungszeile Rückstellungen vorhanden sind.
→ Siehe auch Mikrohilfe am unteren Bildrand. | |||
| Reklamation erforderlich | Diese Spalte wir NUR DANN bei Ihnen eingeblendet, wenn Ihre Firma mit der Rechnungsreklamation arbeitet.
| Schauen Sie dann bitte unter Rechnungsreklamation per Gegenbuchung, um detaillierte Informationen zu erhalten. | ||
| Referenznummer Dienstleister | Diese Spalte wir NUR DANN bei Ihnen eingeblendet, wenn Ihre Firma mit der Rechnungsreklamation arbeitet.
| Schauen Sie dann bitte unter Rechnungsreklamation per Gegenbuchung, um detaillierte Informationen zu erhalten. | ||
| Referenztyp | Diese Spalten sind nur hinzugefügt, wenn in den Stammdaten die entsprechende Einstellung aktiviert ist. Diese Felder hängen mit der automatischen Eingangsbelegerfassung zusammen → bitte schauen Sie hier. | FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura: Checkbox Bezugsnummer/Referenz anzeigen ist aktiviert | ||
| Referenz | ||||
Kostenstelle | 15-stelliger freier Text Die Kostenstelle kann in speziellen Fällen zum Mussfeld erklärt werden. | ADMIN → MITARBEITER → Checkbox Eingangsfaktura zweizeilig aktivieren schaltet das Feld Kostenstelle frei. | ||
Buchungstext | 30-stelliger freier Text Der Buchungstext kann an die FiBu übergeben werden. | ADMIN → MITARBEITER → Checkbox Eingangsfaktura zweizeilig aktivieren schaltet das Feld Buchungstext frei. | ||
Schiffskurs | Das Feld Schiffskurs wird nur im Seefrachtmodul zugeschaltet, wenn es in den Stammdaten aktiviert ist. Das Feld wird aus dem Auftrag → Reiter Statistik gefüllt. Es wird sowohl für ausgehende als auch für einkommende Rechnungen verwendet. Sobald bei der Belegerfassung die Positionsnummer erfasst wurde, wird der Schiffskurs aus der Akte eingeblendet. | FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura: Auftrag → Reiter Statistik: |
Eindeutige Positionsnummernfindung über die PI-Nummer
Bei der Erfassung von Eingangsbelegen gibt es derzeit die Möglichkeit, eine Positionsnummer oder AWB-Nummer als Suchreferenz in das Feld Positionsnummer einzutragen, um eine Position zuzuordnen.
Zusätzlich ist es möglich, eine PI-Nummer (Absenderreferenz der Art: PI) als Suchreferenz zu nutzen.
Ist die gleiche PI-Nummer in mehreren Aufträgen an der gleichen Absenderadresse erfasst, öffnet sich eine Suchmaske mit allen gefundenen Positionen.
Eindeutige Positionsnummernfindung über die Containernummer
Bei Erfassung eines Eingangsbelegs kann im unteren Bereich im Feld Positionsnummer auch eine Containernummer erfasst werden, anhand der das System die Positionsnummer sucht.
Gibt es mehr als eine Positionsnummer, die zu dem erfassten Container passt, werden alle gefunden Ergebnisse im Pop-up-Fenster Suche angezeigt.
In dieser Anzeige werden die Ergebnisse allerdings bisher nicht gefiltert und es werden alle zu der Containernummer passenden Positionen angezeigt – egal welcher Bereich oder wie alt.
Die Anzeige der gefunden Positionsnummern kann nun wie folgt eingegrenzt werden:
- Es kann eine zeitliche Begrenzung vorgeben werden (z. Bsp. 2 Jahre).
Die Vorgabe erfolgt in Monaten. Standardmäßig wird über 2 Jahre = 24 Monate eingegrenzt. - Unterpositionen ohne Speditionskonten werden nicht beachtet.
Das sind die Positionen, die beim Splitten ohne eigenes Speditionskonto angelegt werden. - Werden sowohl Haupt- als auch Unterpositionen mit der identischen Containernummer gefunden, wird die Hauptposition genommen.
ACHTUNG: Diese Eingrenzungen gelten nur, wenn mehrere Positionsnummern zu einer Containernummer gefunden wurden. Gibt es ein eindeutiges Ergebnis, wird dies direkt in das Feld Positionsnummer geschrieben.
Notwendige Einstellungen
Um diese Funktion nutzen zu können, muss ein Globalsetting aktiviert werden:
- Für alle Mandanten: EINGANGSFAKTURA_FILEVIACONTAINERNO = J
- Für einzelne Mandanten: EINGANGSFAKTURA_FILEVIACONTAINERNO001 = J
(Die 001 steht hier beispielhaft für den Mandanten)
Die zeitliche Begrenzung kann man mit einem Global-sett_t Eintrag vorgeben. Die Zahl 12 steht hier stellvertretend für die Anzahl der Monate:
- Für alle Mandanten:
EINGANGSFAKTURA_FILEVIACONTAINERNO_BISVORMONAT = 12
- Für einzelne Mandanten: EINGANGSFAKTURA_FILEVIACONTAINERNO_BISVORMONAT001 = 12
Bei Interesse setzen Sie sich bitte mit Ihrem Ansprechpartner bei CargoSoft in Verbindung.