Entwurf erstellen
Wählen Sie als Belegart Entwurf über die Dropdown-Liste:
Füllen Sie die Felder und Reiter wie bei einer normalen Rechnung.
→ Siehe Ausgangsrechnung anlegen.
Speichern Sie über den Speichern-Button Ihre Daten nach Eingabe aller Daten.
In der Übersicht des Faktura-Reiters erscheint die Belegart Entwurf.
Nummerierung der Entwürfe
Es erfolgt nur eine automatische Nummerierung jedes Entwurfs PRO POSITION, die CargoSoft im Hintergrund anstößt.
→ Diese ist im Feld Belegnr. der Übersichtlichkeit halber linksbündig ausgewiesen.
→ Dadurch ist die Nummer 1 für Entwürfe in jeder Position vorhanden, wenn Entwürfe erstellt wurden.
Wandlung eines Entwurfs in eine Ausgangsrechnung
Öffnen Sie den Entwurf über Doppelklick oder das Kontextmenü → Beleg bearbeiten.
Ändern Sie die Belegart auf Ausgangsrechnung.
Es erfolgt eine Abfrage über das Aktualisieren der Sendungsdaten:
Zu dieser Abfrage gibt es eine Stammdateneinstellung in FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen → Checkbox Auftragsdaten bei Entwurf neu.
Sie können nun alle Masken noch einmal überarbeiten.
Bei Speichern der Rechnung ist das Dokument erstellt.
Wenn in Ihrem Firmen-Profil in FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen keine Änderungen von Belegen erlaubt (→ Checkbox Rechnung änderbar) sind, können nach dem Speichern keine Änderungen mehr vorgenommen und der Beleg nur noch über Beleg anzeigen eingesehen werden.
Währungskurs bei Fremdwährungen beachten
Hinweis: Beim Wandeln eines Entwurfes in einen Ausgangsbeleg wird der Währungskurs üblicherweise nicht aktualisiert.
→ Sie können über eine Stammdateneinstellung den aktuellen Währungskurs in den neu entstehenden Ausgangsbeleg laden lassen.
→ Aktivieren Sie unter Reiter Einstellungen in FAKTURA in FIRMA die Checkbox Kurs neu belegen bei Änderung Entwurf in Rechnung.
Rechnungslayout nur für die Belegart Entwurf hinterlegen
In den Stammdaten ADMIN → RECHNUNGSLAYOUT wird in dem Rechnungslayout, das nur für die Nutzung in Kombination mit der Belegart Entwurf genutzt werden soll, das Feld Nur für Entwürfe aktiviert.
Es wird nun in der Faktura im Auftrag auf dem Reiter Belegkopf die Belegart Entwurf sowie das entsprechende Rechnungslayout über die jeweiligen DropDown-Menüs ausgewählt.
Der Entwurf kann nun wie gewohnt erstellt und gespeichert werden.
Kontierung für Entwürfe festlegen
Das Feld Kontierung in der Ausgangsfaktura kann für die Erstellung von Entwürfen freigegeben werden.
Es ist somit möglich, Aufwand oder Erlös für den Entwurf zu speichern.
Die Freigabe des Feldes muss in den Stammdaten FIRMA → FIBU‑Schnittstelle → Reiter Konten/Kontierung → Feld Kontierungswechsel bei Belegart Entwurf aktiviert werden.
Nicht zugelassenes Rechnungslayout beachten
Zur Wandlung des Entwurfs in einen zu buchenden Beleg wählen Sie auf dem Reiter Belegkopf über das DropDown-Menü entweder Ausgangsrechnung oder Ausgangsgutschrift aus.
Nach Auswahl der Belegart erscheint nun die Meldung, dass das Rechnungslayout nur für Entwürfe erlaubt ist.
Das Fenster kann mit einem Klick auf den Button OK geschlossen werden.
Meldung:
Änderung der Belegart:
Der Beleg kann daher in der Kombination aus Belegart Ausgangsrechnung/Ausgangsgutschrift UND dem Rechnungslayout nur für Entwürfe NICHT gespeichert werden.
Um den Beleg speichern zu können, wählen Sie bitte ein anderes Rechnungslayout.
Änderung des Rechnungslayouts
Erst durch Auswahl eines anderen Rechnungslayouts in ein für Ausgangsbelege zugelassenes Layout ist das Speichern des Belegs als Ausgangsrechnung oder Ausgangsgutschrift möglich.
Ist das Layout geändert, kann der Beleg wie gewohnt gespeichert werden und erscheint als Ausgangrechnung oder Ausgangsgutschrift auf dem Reiter Übersicht.
Wird das Rechnungslayout VOR der Umstellung der Belegart von Entwurf auf Ausgangsrechnung oder Ausgangsgutschrift geändert, erscheint die CargoSoft-Meldung nicht.