Die ersten Felder Positionsnummer, Auftraggeber, Mitarbeiter und Modus (des Belegs) werden zur Information angezeigt und sind nicht editierbar.
Die Belegnummer wird am Ende der Fakturierung beim Speichern des Belegs aus einem dafür eingerichteten Nummernkreis vergeben und angezeigt, wenn der Beleg das nächste Mal geöffnet wird.

Inhalt

Stammdaten 
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Felderbeschreibung

Feld

Funktion

Stammdateneinstellungen

Belegart

Sie legen im ersten editierbaren Feld Belegart fest, welchen Beleg Sie erstellen möchten.

Die Auswahl der Belegarten findet nur über diese DropDown-Liste und gleich zu Anfang der Fakturierung statt.

Die Belegarten Rückstellungen für Ausgaben und Einnahmen müssen speziell eingerichtet werden und stehen nicht jedem Kunden in der Auswahl zur Verfügung.

Wenn Sie die beiden Menüpunkte nutzen wollen, kontaktieren Sie uns bitte.
Die dazugehörige Beschreibung befindet sich unter → Rückstellungen in der Ausgangsfaktura erfassen.


Kontierung

Das Feld Kontierung ist aus den Stammdaten vorbelegt.
Es steuert, ob die Rechnung als Aufwand oder Erlös verbucht wird.

Das Feld Kontierung kann in der Ausgangsfaktura für die Erstellung von Entwürfen freigegeben werden. Somit ist es möglich, Aufwand oder Erlös auf einem Entwurf zu speichern. 



Die Freigabe des Feldes muss in den Stammdaten FIRMA → FIBU-SCHNITTSTELLE → Reiter Konten/Kontierung → Feld Kontierungswechsel bei Belegart Entwurf eingestellt werden.

Belegdatum

Hier wird das Datum vorbelegt, das in den Stammdaten für die Ausgangsbelegerfassung ausgewählt wurde.

Das Datum kann manuell überschrieben werden oder durch Doppelklick/F2 öffnet sich der Kalender.

Wurde als Belegdatum die Einstellung Abfahrts-/Ankunftsdatum gewählt und dieses ist im Auftrag nicht gefüllt, erscheint eine Hinweismeldung:

Für den Fall, dass das Abfahrts-/Ankunftsdatum bei Ihnen eingestellt sind, empfiehlt es sich die Felder ets (Export) und eta (Import) in der Auftragsanlage als Mussfelder zu deklarieren.

Wird gemäß der Stammdateneinstellung aus FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen → Feld Vorschlag Rechnungsdatum generiert.





→ Reiter Extras in MUSSFELDER


Buchungsperiode

Der gebuchte Rechnungsbetrag wird in die gewählte Buchungsperiode gebucht.

Wird gemäß der Stammdateneinstellung aus FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise→ Feld Kennz. Vorschlag BuPer Ausgangsfaktura/Umbuch. generiert.

Rechnungslayout

Für den Rechnungsdruck.

Wird gemäß der Stammdateneinstellung aus FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen → Feld Rechnungslayout generiert.

Rechnungsempfänger

Es wird automatisch die Adresse des Auftraggebers gezogen und vorgeschlagen.

Dabei handelt es sich um die in der Auftragserfassung mit einem Haken versehene Adresse.

Der Rechnungsempfänger kann geändert werden.
Die Adresszeilen selber können in der Rechnungserfassung nicht editiert werden.

→ Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Die Adressen können durch die A-Funktion geändert werden, z.B. in der Kontonummernzeile A2 eingeben für den Empfänger.
  • Die Suche durch Doppelklick oder F2; Erfassung per Matchcode.
  • Die Adresszeilen sind in der Rechnung nicht überschreibbar.
  • Einmal-Adressen verwenden → siehe unten.
  • Abweichenden Rechnungsempfänger verwenden → siehe unten.

Druckanzahl

Legt die Anzahl der Rechnungsausdrucke fest.

Es gibt eine Vorbelegung der Ausdrucke für Original und Kopie in Abhängigkeit von der Belegart.

FIRMA → FAKTURA → Reiter Belegdruck:


Zahlungsbedingung

Vorschlag erfolgt aus der Adresse des Rechnungsempfängers.

Kann als Mussfeld in den Stammdaten eingestellt werden.

Sprache

Für die angegebene Sprache sollte ein Rechnungslayout vorhanden sein, so dass die Rechnung in der gewählten Sprache gedruckt wird.

Abrechnungszeilen werden bei vorhandener Übersetzung (Stammdaten) direkt in der gewählten Sprache auf den Reiter Belegpositionen eingetragen.

Wird aus den Adressen-Einstellungen der Rechnungsadresse gezogen.

Währung

Wenn eine andere Währung als die Hauswährung gewählt wird, ist es notwendig, einen Kurs zur Hauswährung einzugeben.

Wird ein Beleg in Fremdwährung erstellt, wird in die Abrechnungszeilen auf dem Reiter Belegpositionen der Kurs aus dem Belegkopf vorbelegt, wenn die Zeile in Hauswährung erfasst wird.

Wird aus der Adressen-Einstellung gezogen.

Kurs

Währungskurs einer Fremdwährung

  • Das Feld ist grau und nicht editierbar, wenn das Feld Währung Ihrer Hauswährung entspricht.
  • Tragen Sie einen Kurs ein, wenn das Feld Währung nicht Ihrer Hauswährung entspricht.
    Das Feld wird dann in der Farbe Ihrer Mussfelder angezeigt. 

Wandlung eines Entwurfs in einen Ausgangsbeleg

I. Beim Ändern eines Entwurfs (Feld Belegart) in eine Ausgangsrechnung oder -gutschrift wird dieses Feld neu belegt, wenn die Funktion in den Stammdaten aktiviert ist.
→ Es erfolgt beim Wandeln eine Abfrage, ob Sie den Umrechnungskurs aktualisieren möchten.
→ Dieses hat keinen Einfluss auf bereits erfasste Belegpositionen. 

II. Der Kurs der Ausgangsrechnung kann sich am Leistungsdatum orientieren.
→ Voraussetzung: Das Feld Kurs ist in den Währungen hinterlegt.






I. FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen:
Checkbox Kurs neu belegen bei Änderung Entwurf in Rechnung 


II. FIRMA → MUSSFELDER → Reiter Extras:
Aktivierung der Checkbox [Leistungsdatum] unter dem Punkt Ausgangsfaktura.

und FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen: 
Kursvorbelegung Ausgang = [L] für [Leistungsdatum].

Kostenstelle

Gemäß Vorgabe Ihrer Finanzbuchhaltung.


Buchungshinweis

Kleine Textinformation für die Buchhaltung.
Der Buchungshinweis kann je nach Schnittstelle an die FiBu übertragen werden.

I. Das Feld ist ein Mussfeld, wenn in den Stammdaten aktiviert: Pflicht in der Ausgangsfaktura bei Neuanlage, Änderung und beim Stornieren von Belegen.


II. Pflicht nur in Stornobelegen: Aktivieren der Checkbox 



I. FIRMA → MUSSFELDER → Reiter Extras:
Aktivierung der Checkbox [Buchungshinweis] unter dem Punkt Ausgangsfaktura.

II. FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen:
Checkbox Buchungshinweis Mussfeld bei Storno aktivieren.

Gesicherter Kurs

Kundenspezifischer Wechselkurs


Drittland

Für Ermittlung des Steuerschlüssels im Reversed Charge Verfahren.

Steuerschlüssel Drittland wird im Bereich Transport korrekt gesetzt (2023.1)

Ab sofort wird in allen Bereichen (ausgenommen Export und Import) das Abgangsland und das Empfangsland geprüft.
Sobald einer der Orte nicht in der EU liegt, wird das Kennzeichen Drittland = J gesetzt.

→ Zuordnung Steuerschlüssel in FIBU

Ordernummer

Feld für die orderbasierte Abrechnung, siehe auch Besonderheiten Kalkulationsreiter.

Hier kann manuell oder über eine Suchmaske eine Ordernummer erfasst werden. Bei der manuellen Eingabe wird gegen die Tabelle eawareartikel_t geprüft.

Die Mengenangaben im Belegkopf werden entsprechend der Mengen der Ordernummer aktualisiert.

Wird die Ordernummer gelöscht, ziehen sich die Mengenangaben wieder aus dem Auftrag. 


Beträge aufteilen

Hier gibt es die Möglichkeit, die Erlöse zu teilen, z.B. das Kostensplitting bei Consol-Akten oder den Bereich Profitshare.


Bezahlt

Kennzeichnet, ob der Betrag bereits bezahlt wurde.

Kennzeichen kann per Schnittstelle an Buchhaltung übertragen werden.


Einmal-Adressen in der Ausgangsfaktura verwenden

In der Ausgangsfaktura können für Kunden, die keine feste Kunden-/Kontonummer haben, Einmal-Adressen verwendet werden, und vorgeschlagene Rechnungsempfänger geändert werden.

Einmal-Adresse anlegen und benutzen

In Einzelfällen haben Kunden, die einen Auftrag plaziert haben und eine Rechnung bekommen sollen, keine feste Kundennummer, da sie nicht zu Ihrem Kundenstamm gehören und voraussichtlich auch nicht wiederkehren.

→ Dennoch muss für diese Kunden eine Debitoren-/Kreditoren (D-/K-Adresse) bestehen, da an A-Adressen nicht fakturiert werden kann.

Für diese Fälle eignet sich eine Einmal-Adresse, die in den Stammdaten benannt werden muss. 

Es handelt sich um eine echte Adressnummer, da sie auch von der FiBu verarbeitet werden kann.
Diese Adresse wird in den Stammdaten generiert und dient in der Auftragsbearbeitung als Adresse des Rechnungsempfängers.

Einmaladressen werden in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA auf dem Reiter Verwaltung hinterlegt.

In der Regel wird für so eine Adresse keine Straße oder Ort erfasst.
Es werden nur eine Kurzbezeichnung und ein Name als Kennung eingegeben.

Bei der Auswahl der Einmal-Adresse in der Ausgangsfaktura (über die Kontonummer) sind die Felder für Name, Straße, Ort leer und frei beschreibbar.
Dadurch kann die Adresse manuell erfasst werden.

 → 

Einmal-Adresse mit Nummerierung anlegen und benutzen

Die Einmaladresse mit Nummerierung wird auf Wunsch der Buchhaltung verwendet und kommt auch nur dort zum Tragen.

Wird die in CargoSoft verwendete Einmaladresse (z.B. D 3020) einmal mit einem Kunden X benutzt und anschließend mit einem Kunden Y, möchte die Buchhaltung diese beiden Adressen getrennt führen.

Mit der aktivierten Nummerierung wird beim Speichern des Ausgangsbeleges automatisch eine neue Adressnummer aus einem speziellen Nummernkreis erzeugt (hier EINM) und nur in und für die FiBu durchnummeriert.

Dazu muss ein separater Nummernkreis bestehen → Einrichtung über separaten Nummernkreis unter FIRMA → FAKTURA → Reiter Verwaltung.

Abweichenden Rechnungsempfänger bestimmen

In den Adressen besteht weiter die Möglichkeit, einen abweichenden Rechnungsempfänger anzugeben: ADRESSEN → ADRESSEN → Reiter FiBu → Unterreiter FiBu.

Wird in der Faktura eine Adresse ausgewählt (oder aber beim Neu-Anlegen einer Rechnung der Auftraggeber gelesen wird), zu der ein abweichender Rechnungsempfänger erfasst wurde, wird automatisch diese abweichende Adresse in den Faktura-Kopfdaten eingetragen!
Hier steht dann die Anschrift des abweichenden Rechnungsempfängers!
Die ursprüngliche Adresse taucht hier gar nicht mehr auf - weder in CargoSoft noch in der FiBu-Schnittstelle.

Der Abweichende Rechnungsempfänger kann dabei auch eine A-Adresse sein!
Für den abweichenden Rechnungsempfänger werden die üblichen Plausis durchgeführt:
Falls A-Adresse, dann muss ein gültiges abweichendes FiBu-Konto existieren (siehe oben).

Bei allen anderen Adressen wird überprüft:

  • Existiert das Konto in CargoSoft?
  • Ist die Kontoart bei der gewählten Faktura-Belegart erlaubt?
  • Ist das Konto gesperrt?
  • Übersteigen die offenen Posten das Kreditlimit (falls dies überprüft werden soll)?
  • Ist das genannte Konto ein FiBu-Konto?

Beispiel in der Anwendung

Bei der Anlage der Rechnung ist die Einstellung in den Stammdaten nicht ersichtlich.
Als Beispiel ist folgende Hinterlegung denkbar:
Die Adresse D 3007 - CargoSoft, Hamburg hat einen Abweichenden Rechnungsempfänger: D 3008 → CargoSoft, Bremen.
Das bedeutet, dass für CargoSoft Hamburg erstellten Rechnungen an die Buchhaltung der CargoSoft in Bremen geschickt werden und dort beglichen werden sollen.

In der Auftragsbearbeitung sieht der Vorgang folgendermaßen aus:

Auftrag → Kopfdaten: Auftraggeber und Rechnungsempfänger ist CargoSoft Hamburg.

Reiter Faktura Übersicht → Beleg anlegen: Hinweismeldung erscheint.

Faktura → Belegkopf: Im Belegkopf wird die Adresse des abweichenden Rechnungsempfängers angezeigt. Sie ist nicht editierbar!

Diese in den Stammdaten voreingestellten Maßnahmen können Sie in der Auftragsbearbeitung nicht ändern.