Berechtigungsobjekt: FAKTUMBUCH
| Die Umbuchungen befinden sich im Umgebungsmenü → Faktura. |
Mit dem Menüpunkt Umbuchungen besteht die Möglichkeit, Beträge von einer Akte/Position auf eine oder mehrere andere Akten/Positionen zu buchen (zu verschieben).
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Die Umbuchungen bestehen aus 3 Reitern:
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Reiter Belegerfassung
Felder in den Kopfdaten
Feld | Funktion |
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Belegart | Für die Umbuchung die entsprechende Belegart auswählen:
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Umbuchungsnummer
| Das Feld Umbuchungsnummer ist entweder frei beschreibbar oder für die Eingabe gesperrt! Das richtet sich nach dem Eintrag in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise. Umbuchungsnummer automatisch
Umbuchungsnummer manuell  Umbuchungsnummer pro Niederlassung |
Rechnungssteller
| Rechnungssteller angeben. Es ist möglich, in den Stammdaten bestimmte Kombinationen aus der Belegart und der Kontoart festzulegen. Beispiel:
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Ref./Rechnungsnr. | Die Felder Ref./Rechnungsnummer und Buchungshinweis sind frei beschreibbar und müssen nicht gefüllt sein. |
Das Belegdatum wird mit dem Tagesdatum vorbelegt. | |
Buchungsperiode | Die Buchungsperiode wird aus dem Belegdatum vorbelegt, wenn in den Stammdaten nicht der Eintrag X für keine Vorbelegung in das Feld Kennz. Vorschl. BuPer gemacht wurde. |
Währung | Die Währung des Beleges wird aus der Hauswährung vorgeschlagen. Bei Auswahl einer Fremdwährung muss ein Währungskurs eingegeben werden. Der Kurs wird immer zur Hauswährung angegeben, d.h. bei Hauswährung EURO immer im Verhältnis 1 EUR = XXX. |
Felder in den Belegpositionen
Feld | Funktion |
|---|---|
Positionsnummer | = Pflichtfeld. Die Positionsnummer kann manuell eingetragen oder über die Suchfunktion gesucht werden. |
Leistungsart | = Pflichtfeld Leistungsart angeben. |
Ist-Betrag | Der Rechnungsbetrag kann positiv oder negativ erfasst werden. In der Regel wird der Betrag zunächst von einer Position abgezogen und dann auf eine (oder mehrere) andere Position aufgeschlagen – so lange, bis der Restbetrag 0 ergibt. |
Währung | Die Währung wird automatisch aus den Kopfdaten vorgeschlagen und ist nicht änderbar. |
Beleg drucken | Funktioniert nur, wenn der Beleg bereits einmal gespeichert wurde. |
Beleg speichern | Beleg wird gespeichert. |
Bearbeitung abbrechen | Die Bearbeitung wird abgebrochen, der Beleg nicht gespeichert. |
Nach Eingabe aller Daten kann der Beleg gespeichert werden.
Beim Speichern werden noch einmal alle möglichen Angaben überprüft, z. B., ob die Adresse auch wirklich vorhanden ist, die Positionsnummern oder Leistungsarten existieren oder die Buchungsperiode noch aktuell ist. Ferner wird überprüft, ob der Rest 0,00 ist.
Sind alle Angaben korrekt, wird der Beleg auf Gebucht gesetzt und von der Batchfaktura im Speditionskonto verbucht.
→ Der Beleg ist dann nicht mehr änderbar.
Bei automatischer Vergabe der Belegnummer wird nach erfolgreichem Speichern noch einmal die Belegnummer in einem Informationsfenster angezeigt.
Reiter Suchkriterien
Bitte ein oder mehrere Suchkriterien eingeben (in Zeichenfeldern sind auch * und ??? erlaubt), das Feld mit der TAB-Taste verlassen und mit F3 die Suche starten.
- Falls zu den eingegebenen Suchkriterien mehrere Daten gefunden wurden, werden diese auf dem Reiter Suchergebnis angezeigt.
- Falls nur ein einziger Beleg gefunden wurde, wird dieser Beleg direkt geöffnet, entweder zum Ändern oder aber im Anzeigemodus - je nachdem ob der Beleg schon verbucht ist oder nicht.
Reiter Suchergebnis
Auf dem Reiter Suchergebnis werden alle gefundenen Datensätze angezeigt.
Hier kann man einzelne Zeilen auswählen und über das Kontextmenü anzeigen oder drucken.
Falls nur ein einziger Beleg bei der Suche gefunden wird, wird dieser direkt geöffnet und angezeigt.
Nach Auswahl einer Zeile wird durch Doppelklick auf diese Zeile oder durch Betätigen der RETURN-Taste der jeweilige Beleg geöffnet.
Einzelbeleg drucken
Über den Befehl Beleg drucken wird ein Ausdruck über einen einzelnen Beleg erzeugen.
Der Druck wird mit Hilfe von Crystal Reports erzeugt.
Liste der Umbuchungen drucken
Auf dem Reiter Suchergebnis kann über Datei → Drucken eine Liste mit den angezeigten Umbuchungsbelegen drucken.
Umbuchungsbelege in der eAkte ablegen
| Mit dem Speichern des Belegs kann der Report für Umbuchungen in der eAkte abgelegt werden. Die erforderlichen Stammdateneinstellungen werden in den nachfolgenden Unterabschnitten erläutert. |
Der Umbuchungsbeleg kann über den CargoService eFile Exporter von der eAkte an ein DMS System übergeben werden. Hierfür ist eine kostenpflichtige Einrichtung des CargoServices sowie ggf. eine Anpassung der Vorbelegung für die Übergabe an das DMS-System erforderlich. |
ADMIN → VORBELEGUNGEN
In VORBELEGUNGEN muss die Vorbelegung d.3 Umbuchungen vorhanden sein.
ADMIN → FORMULARE → FORMULARKATEGORIEN
In den FORMULARKATEGORIEN muss die Formularkategorie UMBUCH vorhanden sein.
Hier wird die oben genannte Vorbelegung d.3 Umbuchungen hinterlegt.
ADMIN → FORMULARE → FORMULARE
Im Formular 118 (Umbuchungsbeleg) muss in den FORMULAREN die oben genannte Kategorie UMBUCH hinterlegt sein.
Hier muss zusätzlich auch die Checkbox für eAkte aktiviert sein.
Es muss ein PDF Drucker hinterlegt sein.
FIRMA → FAKTURA → Reiter Verwaltung
Auf dem Reiter Verwaltung muss die Checkbox Druck Umbuchung aktiviert sein.
Ist diese Checkbox nicht aktiv, müsste der Druck des Umbuchungsbelegs manuell ausgelöst werden, damit der Beleg über die Druckroutine in der eAkte abgelegt wird.