Die gefundenen Daten werden gekennzeichnet, ob
- der MAWB-Nummer eine CargoSoft Positionsnummer zugeordnet werden konnte oder
- die in der CASS Datei angegebenen Gewichte und Beträge mit den Angaben aus CargoSoft übereinstimmen oder ob
- es noch Fehler bei der Zuweisung gibt.
Falls eine CargoSoft Positionsnummer ermittelt werden konnte und die Beträge und Gewichte übereinstimmen, erhält diese MAWB-Nummer den Status erledigt (grün).
Alle anderen Positionen müssen manuell nachbearbeitet werden.
Falls eine CargoSoft Position ermittelt werden konnte, aber die Beträge oder Gewichte nicht übereinstimmen, erhält die MAWB-Nummer den Status gelb.
Bei den Gewichten wird eine Differenz bis zu 0,5 kg automatisch akzeptiert.
Toleranzgrenzen
Bei den Beträgen wird die Toleranzgrenze aus den Stammdaten FIRMA → FAKTURA übernommen (Unterreiter weiteres → Toleranz-Differenz als absoluter Betrag oder Prozentwert).
In diesen Fällen kann man durch Anklicken des Kästchens erledigt die Position trotz der Differenzen für die Übernahme in die Faktura freigeben.
Hierzu muss man allerdings die Berechtigung für die entsprechenden Abteilungen der Positionsnummer besitzen, sonst erhält man eine Fehlermeldung.
Auch bei anderen Funktionen - wie dem Ausbuchen der Rückstellung als Teilrechnung - braucht man die Berechtigung für die Abteilung:
Falls die Differenz zwischen der CASS-Abrechnung und der Rückstellung zu weit voneinander abweicht, hat man die Möglichkeit, die Rückstellung nur als Teilrechnung auszubuchen.
Dann wird der Restbetrag - zum Beispiel bei einer erwarteten Gutschrift - beim nächsten Mal automatisch wieder vorgeschlagen und ausgebucht.
Die Rückstellung wird dann mit T für Teilrechnung gekennzeichnet.
Weitere Einträge sind:
U für Übereinstimmung
D für Differenz liegt innerhalb der erlaubten Toleranzgrenze
A für Differenz wird automatisch akzeptiert
Die Abrechnungszeile erhält dann als Kennung ein T für Teilrechnung. So wird es auch in der Eingangsfaktura angezeigt.
Funktionen im Kontextmenü
Falls zu einer MAWB-Nummer mehrere Positionsnummern in CargoSoft gefunden werden, dann wird immer auf die Positionen mit dem Bereich Export zugegriffen.
Falls keine Position zum Bereich Export gehört, oder aber mehrere Export-Positionen gleichzeitig gefunden werden, dann gibt es eine Hinweismeldung: Die MAWB-Nummer xxx konnte nicht eindeutig zugeordnet werden!
Der Datensatz bekommt den Status MAWB-Nummer konnte nicht gefunden werden.
Falls zu einer MAWB-Nummer keine Positionsnummer in CargoSoft gefunden werden konnte, muss hier eine Positionsnummer manuell nachgetragen werden.
Der Zustand steht dann auf rot.
Entweder kann man in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA hierzu eine Standardposition festlegen, auf denen in solchen Fällen gebucht werden soll, oder man trägt diese Position manuell ein.
Zum Eintragen einer abweichenden Positionsnummer gibt es zwei Funktionen im Kontextmenü
- Positionsnummer manuell eingeben
- Standard-Positionsnummer setzen
Positionsnummer manuell setzen
Bei der manuellen Eingabe der Positionsnummer öffnet sich ein kleines Fenster.
Hier kann die Position eingetragen werden oder durch Doppelklick über eine Suchmaske ausgewählt werden.
Bitte die Eingabe mit der TAB-Taste bestätigen und dann den Wert mit OK ausgewählt.
Positionsnummer, Beträge und Gewichte werden, soweit es geht, übernommen.
Die Bezeichnung im Feld Status bleibt aber trotzdem so erhalten - MAWB-Nr. nicht gefunden - damit man auch später noch erkennen kann, dass hier keine eindeutige Zuordnung zu einer CargoSoft Position möglich war.
Der Datensatz wird automatisch auf OK (grün) gesetzt und der Datensatz steht zur Verbuchung bereit.
HAWB-Positionen anzeigen
Über das Kontextmenü gibt es weiterhin die Möglichkeit, sich die im Consol befindlichen House-AWBs anzeigen zu lassen.
Die Anfrage Anzeige der HAWBs per Mausklick bestätigen, die Anzeige erfolgt dann in dieser Form und ist als reine Information gedacht.
Es können keinerlei Veränderungen mehr vorgenommen werden.
HAWBs ohne Rückstellposition anzeigen
Achtung: Dies betrifft nur Kunden, die mit der Funktion Vortrag Rückstellungen arbeiten.
Ein weiterer Menüpunkt im Kontextmenü ist die Aufstellung der House-AWBs, die ohne Rückstellungsposition erfasst wurden.
Wird dieser Hinweis mit Ja beantwortet, sucht das Programm die entsprechenden Daten und zeigt diese in einer neuen Tabelle an.
Im rechten Feld der Auflistung Position für Auflösung CASS kann manuell die Positionsnummer eingetragen werden oder per Doppelklick/F2 wird die Sendungssuche aus CargoSoft eröffnet.