Ist in den Stammdaten ALLGEMEINE FIRMENPARAMETER die Checkbox CS E-Mails in eAkte ablegen aktiviert, werden E‑Mails (welche vom 4gl Hintergrundprozess erzeugt werden) mit Formularkategorie CS-MAILS an den dazugehörigen Positionen in deren eAkte abgelegt.

Werden über die Standard-EDI Schnittstellen Statusemails generiert, werden auch diese in der eAkte des Haupt- bzw. Serviceauftrages abgelegt, wenn die Checkbox CS E-Mails in eAkte ablegen aktiviert ist. Die E-Mails werden unter der Kategorie abgelegt, die im Feld CS E.Mails Formularkategorie eingetragen ist. Ist keine Kategorie eingetragen, wird im Standard die Kategorie ALLG für Allgemein verwendet.
In der eAkte können interne und externe Dokumente abgelegt werden.
Bei Bedarf können abgelegte Dokumente aus der eAkte gelöscht werden.
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Stammdaten
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  • eAkte ist ein Programm im Menüpunkt Senden an

Formulare manuell in der eAkte ablegen

Im Dateimenü befindet sich unter Senden an der Menüeintrag eAkte.

Es können Formulare manuell in der eAkte gespeichert werden, wenn in den Formular-Stammdaten KEIN Eintrag für Dialog → eAkte gesetzt ist.

→ Wurde im Formularstamm der Druck per CargoCom aktiviert, wird das Dokument über den Eintrag Senden an eAkte über CargoCom in der eAkte abgelegt.

Mit dem Befehl Senden an → eAkte öffnet sich ein Windows Standard-Fenster:

Über dieses Fenster können Sie jeweils eine Datei auswählen, die Sie an die Position hängen möchten. 
Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Öffnen.
Die gewählte Datei wird an die Position gehängt.

Die Änderung der Uhrzeit ergibt sich aus der Übernahme der Datei ins CVS-System, bei der verschiedene Daten neu gesetzt werden.
Optional erfassen Sie eine Bemerkungen oder eine andere Kategorie. Wenn diese ins SCM- /CRM-/ C2C- System übertragen werden soll, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

Um das Dokument zu öffnen, machen Sie einen Doppelklick auf den Dateinamen. 
Sollte diese Datei (bzw. die Endung) mit einer Applikation verknüpft sein, öffnet sich das entsprechende Programm und Sie können die Datei einsehen.

Irrtümlich übernommene Dateien können aus der Position gelöscht werden.

Diese Funktion ist berechtigungsgesteuert.

Formularname des in eAkte abgelegten Formulars

Formularname/Titel in eAkte

In den Stammdaten Formulare ist es möglich, einen Titel für die Ablage zu bestimmen.

Wählen Sie hier das Feld eAkte Titel/Bemerkungen in den Kopfdaten des Formulars.

Wird dieses Formular in der eAkte abgelegt, werden automatisch die Werte der Platzhalter aus dem Auftrag in das Feld Titel/Bemerkung geschrieben.

Ist das Feld eAkte Titel/Bemerkungen im Formular leer, wird wie gewohnt der Formularname in das Feld Titel/Bemerkung geschrieben.

(Bisher wurde bei Ablage eines Formulars in der eAkte automatisch der Formularname im Feld Titel/Bemerkung hinterlegt.)

Dokumente mit mehreren Positionen

Bei Dokumenten, die mehrere Positionen haben können (z.B. QM‑Karte oder Frachtbriefe) wird jedes Dokument separat in der eAkte gespeichert.

Dabei erhält es im Dateinamen die fortlaufende Nummer (EFile ID).

Dokumente per eMail aus der eAkte senden

Die Dokumente, die in der eAkte abgelegt sind, können direkt von hier per eMail verschickt werden. 

Selektieren sie die gewünschten Dokumente. 

Mehrere Dokumente lassen sich mit gedrückter STRG-Taste anklicken.

Wählen Sie nun den eMail-Button aus oder Menü Datei → Senden an → eMail.

eMails aus Outlook in eAkte übernehmen

eMails aus Outlook können per Drag & Drop in der eAkte gespeichert werden.

Es gibt in den Stammdaten FIRMA → MAIL die Möglichkeit einzustellen, ob bei E-Mails mit Anhang der Anhang separat abgelegt werden soll oder nicht.                                                               

Auswahl Formularkategorie

Per Doppelklick auf das Feld Kategorie öffnet sich eine Suchmaske.
Hierüber kann, zusätzlich zur Auswahl über das Dropdown, die Formularkategorie einer Datei in der eAkte geändert werden.

E-Mails, die in der eAkte eines Auftrags abgelegt werden, erhalten automatisch die Kategorie MAIL.
Dies ist nicht änderbar und für alle E-Mails gleich.
Es gibt eine Anpassung für E-Mails, die aus dem TMS versendet werden.
In Firma → Allgemeine Firmenparameter → Specials gibt es ein neues Feld: CS E-Mails Formularkategorie (fk_formkat_mail)
→ Hier kann eingestellt werden, mit welcher Kategorie eine E-Mail, die aus dem TMS versendet wird, in der eAkte abgelegt wird.
→ Ist kein Wert hinterlegt, greift das System auf den Wert in Stammdaten Firma → eAkte → Feld Autom. Category zurück.
→ Sind beide Felder leer, bleibt die Kategorie in der eAkte leer und muss bei Bedarf manuell nachgepflegt werden.
Per Skript wird das Feld CS E-Mails Formularkategorie mit dem Wert MAIL vorbelegt und die Kategorie MAIL in Stammdaten Admin → Formulare → Formularkategorien angelegt.

Zeitstempel bei verschiedenen Zeitzonen korrigieren

Für Mandanten in anderen Zeitzonen gibt es die Möglichkeit, die Anzeige des Zeitstempels für Dokumente im Reiter eAkte zu korrigieren.

  • Dieses gilt für das Dokumentendatum als auch für das Dateidatum.

Die Anpassung wird in FIRMA → EAKTE im Feld Lokale Zeitdifferenz (Min.) vorgenommen.

  • Wird dieses Feld nicht gefüllt, ergeben sich keine Zeitveränderungen. Das System setzt dann wie gewohnt in der eAkte automatisch die lokale Zeit.

Datei aus eAkte öffnen: Dateiverzeichnis

Beim Öffnen einer Datei aus der eAkte wird geprüft, ob diese Datei bereits geöffnet/gesperrt ist.

In diesem Fall wird eine fortlaufende Nummer an den Dateinamen gehängt: so wird aus z.B. Scan.pdf → Scan (1).pdf, Scan (2).pdf.

Bei dem Dateiauswahlfenster EFile hinzufügen und EFile speichern merkt sich das TMS pro User das zuletzt benutzte Verzeichnis.

Dieses Verzeichnis wird dem Benutzer auch in den folgenden Menüs vorgeschlagen:

Das eAkte-Temp-Verzeichnis lautet: %TEMP%\CargoSoft\TempeFile

Das Verzeichnis wird automatisch beim Programmstart angelegt, falls es noch nicht vorhanden ist.


Versionierung von Dokumenten im d.3-Hybridmodus

Ist die eAkte an kein externes Archivierungssystem angeschlossen, werden die Dokumente in der eAkte mit einer Version und einer positiven eFile-ID gespeichert.
Läuft die eAkte im d.3-Modus (Angeschlossenes System=d3 in eAkte in FIRMA), gibt es einen Hybridmodus.

  • Das bedeutet, dass Dokumente normal in der eAkte abgelegt sein können oder im externen d.3-Archivierungssystem.

Wo die Dokumente jeweils archiviert sind, erkennt man an der eFile-ID der Dokumente:

  • eFile-ID positiv: CargoSoft-eAkte
  • eFile-ID negativ: d3-eAkte

Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass Dokumente, die im d.3-Archiv abgelegt sind, nicht versioniert gespeichert werden können.

Gibt es nun in einer eAkte Dokumente, die in d.3 archiviert wurden und Dokumente, die normal in der eAkte abgelegt wurden (das sind dann in der Regel ältere Dokumente), verhält sich das System in Bezug auf die Versionierung wie folgt:

  • Wenn angeschlossenes System = 'd3' und eFile-ID positiv → Dokument wird mit Version geladen
  • Wenn angeschlossenes System = 'd3' und eFile-ID negativ → Dokument wird ohne Version geladen