WICHTIG: CargoSoft TMS: Anpassung der Luftfracht Sicherheitsprüfung nach Umzug der Unionsdatenbank (KSDA2)

Wie kann zukünftig die Prüfung im TMS erfolgen?
In der neuen Unionsdatenbank werden die Adressdaten der reglementierten Beauftragten und der bekannten Versender als Download (XML) zur Verfügung gestellt. Dies haben wir genutzt und können Ihnen nun eine Prüfung anbieten, die mit den importierten Daten arbeitet.
Als Vorteil stellt sich heraus, dass die Prüfung erheblich schneller verläuft, da die programmseitige Anmeldung an eine Website entfällt. Nachteil ist die Notwendigkeit, täglich die 2 XML-Dateien von der Unionsdatenbank herunterzuladen und ins TMS zu importieren.

Welche Voraussetzungen sind für die neue Prüfung zu erfüllen?
1.    Sie benötigen ein TMS-Update, um die neue Funktionalität nutzen zu können.

• Wir stellen die neue Prüfung mit den Versionen 2020.4 (ab Buildnummer 5655) und 2021.2 (ab Buildnummer 5654) zur Verfügung.
• CargoSoft ASP-Kunden erhalten die neue Funktion mit dem TMS-Update im Januar 2022. Geplante Verfügbarkeit ist der 17.01.2022.
• Alle anderen Kunden, die diese Prüfung nutzen möchten, melden sich bitte bei unserem Support. 

2.    Täglich die Dateien von der Unionsdatenbank herunterladen und ins TMS importieren
3.    TMS Stammdaten: 

a.    Prüfvariante W oder A aktivieren. Bitte beachten Sie das die alten Prüfvarianten J und R überholt sind und zukünftig ausgebaut werden!
b.    EU-DB mit Anwenderbestätigung aktivieren!

Wie funktioniert die Sicherheitsprüfung im TMS genau?
Lernen Sie alles über die Sicherheitsprüfung im TMS auch in unserer Online-Dokumentation.

• Sicherheitsprüfung Luftfracht einrichten
• Sicherheitsprüfung Luftfracht im Auftrag

Die Prüfvarianten W und A wurden angepasst (Stammdaten Luftfracht → Air Parameter).
Die Prüfung erfolgt nun nicht mehr per ferngesteuerter Anmeldung auf die Website der Unionsdatenbank, sondern auf die ins TMS importierten Adressdaten.
Nutzen Sie zusätzlich auch die Anwenderbestätigung (Aktivierung in den Air Parametern).
Es erfolgt damit eine Gegenüberstellung der im TMS erfassten Adresse mit der Adresse aus der Unionsdatenbank (nun importiert aus der XML-Datei). Der Anwender vergleicht beide Adressen und bestätigt, dass es sich um die geprüfte Adresse handelt. 
Es wird ein Screenshot der ermittelten Adresse inkl. XML-Dateiname (enthält das Datum) in der eAkte abgelegt und ein Syslog Eintrag geschrieben.
Die Prüfung einer Adresse im Luftfracht-Auftrag erfolgt wie bisher manuell durch den Anwender über das Lokalmenü → Validierung in der Datenbank der Union zur sicheren Lieferkette.
Adressen können außerdem automatisch geprüft werden. Dazu muss bestimmt werden, welche Adressen automatisch geprüft werden sollen (Stammdaten Admin → Adressqualifizierungen = Luftsicherheitsrelevant aktivieren und Priorität KC oder RA setzen). 

Die automatische Prüfung erfolgt immer beim Erfassen einer Adresse. Außerdem erfolgt die Prüfung bei jedem Öffnen eines Auftrags, solange bis der Sicherheitsstatus gesetzt ist.

Beim Überschreiben der Adresszeilen im Auftrag wird der Status an der Adresse geleert und zusätzlich bei Variante A, sofern Adresszeilen der PUP-Adresse überschrieben werden, der Sicherheitsstatus im Reiter Routing & Destination auf UNSECURE gesetzt.
Auch diese Änderung wird im Systemlog gespeichert.

Das automatische Prüfen bei jedem Speichern eines Auftrags wurde entfernt!

Tipp: 
Die Funktion ‚Update Security‘ im F6-Menü prüft alle für die Automatik aktivierten Adressen.
Auch die Funktion in den Kopfdaten ‚Shipper Sicherheitsstatus aktualisieren‘ prüft alle für die Automatik aktivierten Adressen.

Sollte die importierte Datei fehlen oder der Import ist älter als 2 Tage, so erscheint eine Fehlermeldung: ‚Die XML-Datei wurde nicht eingelesen oder ist zu alt.‘
 
Die importierten Daten sind nur am selben Tag und am Folgetag gültig!

Wie werden die Daten ins TMS importiert?
1.    Download der XML-Dateien: Melden Sie sich mit Ihrem Login in der neuen Unionsdatenbank an (Link auf Unionsdatenbank https://ksda.ec.europa.eu/app/) .
       Klicken Sie rechts auf das Zahnrad und selektieren ‚Regulated Agents data as XML‘.
       Speichern Sie die Datei so, dass Sie später darauf zugreifen können.
       Wiederholen Sie den Vorgang mit den ‚Known Consignors data as XML‘

                                   
2.    Import der XML-Dateien: Melden Sie sich im TMS Modul Luftfracht an.
       Öffnen Sie das Menü Luftfracht → Sicherheitsprüfung.
       Selektieren Sie im Lokalmenü → Import.
       Selektieren Sie eine der unter Punkt 1 heruntergeladenen Dateien.
       Nach dem Import werden alle Dateien im Fenster der Sicherheitsprüfung angezeigt.
       Wiederholen Sie den Import-Vorgang für die 2. Datei.
                               

Hinweis: In die Sicherheitstabelle wird ein Eintrag mit den Dateinamen und einer Gültigkeit eingetragen. Bei der Prüfung der Adressen im Auftrag sind alle Adressen nur bis zu diesem Gültigkeitsdatum sicher. Dies ist entscheidend, da die Daten täglich aktualisiert werden müssen. 
Sie können im Suchfeld ‚Name‘ mit dem Wert *xml suchen um sich die beiden Dateien anzusehen.
 
Mit jedem Import werden die alten Daten gelöscht. Es erfolgt ein kompletter Austausch der Daten.

WICHTIG: Luftfracht Sicherheitsprüfung automatisch nicht möglich!

Die Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette zieht um. Automatische Webprüfung aus CargoSoft ist nicht möglich.

Wir wurden am 12.11.2021 darüber informiert, dass die neue Unionsdatenbank KSDA2 früher als geplant am Montag, 15.11.2021 nachmittags aktiviert werden soll.

Während der Migration steht die aktuelle Datenbank KSDA weiter im Lesemodus zur Verfügung.

Die Anbindung aus dem TMS heraus soll natürlich auch auf die neue Datenbank mit Ihren neuen Logins funktionieren. In unseren bisherigen Tests war es leider noch nicht möglich, die Anmeldung automatisiert durchzuführen, da die Sicherheitsvorkehrungen erhöht wurden und deutlich komplexer sind.

Wir arbeiten mit Hochdruck an einer Lösung, um die automatische Prüfung auch mit der neuen Datenbank zu ermöglichen.

Auf der aktuellen Seite finden Sie den Link für die neue URL und die Aufforderung sich ein neues Login anzulegen.

Es liegen uns keine Informationen vor, ob die aktuelle KSDA nach der Migration weiter verwendet werden darf. Wir kennen keinen genauen Umstellungszeitpunkt.

Bitte informieren Sie alle Ihre Kollegen, dass ggf. ab Montag die Prüfung manuell über die Website erfolgen muss.