| Diese Funktionen können im CRM verwendet werden. Bei Interesse schauen Sie in das dafür vorgesehene .pdf-Dokument hier → CRM Administration, Benutzerhandbuch, Sensible Adressen. |
Berechtigungsobjekte:
SENSIBEL_ADR_ENTF Erlaubt das Entfernen der Checkbox Sensible Adresse.
SENSIBEL_ADR_ADMIN Dem Administrator werden immer alle Ansprechpartner, Dokumente und Offerten angezeigt, unabhängig seiner Berechtigungen.
| Die Aktivierung dieser FUNKTION erfolgt in den Stammdaten im Menü FIRMA → ALLGEMEINE FIRMENPARAMETER → Reiter SPECIALS → Feld Sensible Adressen nutzen. |
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| → Setzen Sie eine Adresse auf sensibel durch Aktivierung der Checkbox Sensible Adresse. |
| Dadurch werden den Ansprechpartnern und eAkte-Dokumenten Unterabteilungen zugeordnet. Beim Aufruf einer Adresse werden die Unterabteilungen des angemeldeten Users überprüft und nur Ansprechpartner und Dokumente angezeigt, zu denen der User berechtigt ist. |
Funktionen in einer sensiblen Adresse
Jede Adresse kann als sensibel gekennzeichnet werden, um die hinterlegten Ansprechpartner und Dokumente zu schützen.
→ Sobald eine Adresse als sensibel gekennzeichnet ist, wird auf die zugeordneten Unterabteilungen geprüft.
Nach dem Entfernen des Hakens wird das Filtern abgestellt, d.h. alle Ansprechpartner und Dokumente sind für alle Anwender wieder sichtbar.
Zuordnung der Unterabteilungen zu den Ansprechpartnern
ADRESSEN → Reiter Partner
In der Erfassungszeile der Ansprechpartner gibt es die Spalte Unterabteilungen.
In diesem Feld werden alle Unterabteilungen bei Neuanlage eines Ansprechpartners vorbelegt, für die der aktuell angemeldete Benutzer berechtigt ist.
Öffnen Sie per Doppelklick/F2 die Stammdaten Unterabteilungen.
Selektieren Sie die Unterabteilungen, die dem Ansprechpartner zugewiesen werden sollen.
Aktivieren Sie dazu die Checkboxen.
Anschließend klicken Sie auf OK.
Die Abteilungen werden nun im Feld Unterabteilungen angezeigt.
- Durch erneuten Aufruf des Fensters können die Abteilungen entfernt bzw. geändert werden.
Achtung: Bei erneutem Aufruf der Adresse wird geprüft, ob der User berechtigt ist, für mindestens eine der zugeordneten Abteilungen.
Ist das nicht der Fall, wird der Ansprechpartner NICHT angezeigt.
Es werden nur Unterabteilungen angeboten, für die der aktuell angemeldete Benutzer berechtigt ist.
Um alle Ansprechpartner immer einsehen zu können, benötigen Sie die Berechtigung SENSIBEL_ADR_ADMIN.
Betreuer und Global Super Vision sehen immer alle Ansprechpartner.
Zuordnung von eAkte-Dokumenten
ADRESSEN → Reiter eAkte
Wie bei den Ansprechpartnern wird auch bei den Dokumenten die Eingabe von Unterabteilungen erforderlich, wenn die Adresse als sensibel gekennzeichnet ist.
Direkt nach Auswahl eFile hinzufügen öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Unterabteilungen.
Berechtigungen zum Ändern von Sensiblen Adressen
P-Adressen und G-Adressen
Eine P-Adresse kann nur durch einen User verändert werden, der eine der drei Rollen hat:
- Vertreter,
- Betreuer oder
- Global Super Vision.
Die entsprechenden Logins können direkt in den Kopfdatenfelder in ADRESSEN hinzugefügt werden.
Eine Ausnahme stellt die Einrichtung des Vertreters dar. In der Adresse wird das Vertreter-Login eingetragen, in dem das Mitarbeiter-Login hinterlegt ist.
Hat ein Login keine der Rollen für eine Adresse, wird diese auch nicht zur Bearbeitung freigegeben.
Die Adresse befindet sich dann im Ansichtsmodus.
Lediglich auf dem Partner-Reiter können Ansprechpartner gepflegt werden.
Sensible Adressen in TMS Offerten
Die Logik der Funktion der Sensiblen Adressen greift auch in den TMS Offerten.
Die Haupt- und Unterabteilung sind Mussfelder.
User können nur dann Offerten finden und öffnen, wenn diese die Berechtigung für die Abteilung haben.
Zusätzlich können User auch Offerten öffnen, in denen ihr Login als Betreuer, Global Super Vision oder Vertreter in der Adresse der Offerte eingetragen ist.