Auswirkungen in der Ansicht und Bearbeitung bei abweichenden Berechtigungen

Es gibt diverse Feineinstellungen für die Berechtigungen der Eingangsbelegerfassung, da hier mehrere Abteilungen und interne Instanzen Zugriff haben können und die Erfassung von einer reinen Auftragsbearbeitung abweicht. Die Feinheiten der Bearbeitungsoptionen werden in den nachfolgenden Kapiteln dargestellt.

Anhand der Berechtigungzuordnung für einzelne User erscheint die Ansicht der Masken in der Eingangsbelegserfassung jeweils unterschiedlich – sie wurde analog der in Ihrem Unternehmen gegebenen Aufgabenverteilung vergeben.

Soweit möglich werden die Ansichten der verschiedenen Einstellungen in den nachfolgenden Kapiteln gezeigt, damit sich jeder Anwender in den Darstellungen weitestgehend wiederfindet.

1  Vorbelegung der Belegart ist die EingangsRechnung

In FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura → Feld Vorbelegung Eingangsfaktura wird eingestellt [LR Rechnung].

D.h., der Beleg, der üblicherweise in diesem Programm erfasst wird, ist eine Eingangsrechnung und wird deshalb immer vorgeschlagen.
Der Wechsel auf Gutschrift ist direkt im Programm möglich.

Eine weitere Einstellung in den Stammdaten ergibt sich aus der Zuordnung einer Belegart zur Kontierung einer Eingangsrechnung.
Im Auftrag erfolgt dann die automatische Belegung des Feldes Kontierung mit [Aufwand].

Das Feld Kontierung kann in der ER nicht geändert werden.
→ Es ändert sich nur automatisch, wenn eine andere Belegart als LR verwendet wird.

2  Der Rechnungssteller ist im Falle einer ER ein Kreditor

Bei der Vorbelegung der Kontoart gibt es mehrere Möglichkeiten:

1  Die Kontoart kann in den ALLGEMEINEN FIRMENPARAMETERN im Reiter Specials direkt vorbelegt werden.

2  Falls dort keine Vorbelegung eingetragen ist, wird kontrolliert, ob das Gemischte Kontokorrent in den Faktura-Stammdaten aktiviert ist: FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen.
    Falls das Gemischte Kontokorrent aktiviert ist, wird fest ein G vorbelegt, sonst fest ein K.

3  Gültige Kombinationen Belegart mit Kontoart festlegen

In den Stammdaten können zulässige Kombinationen aus Belegarten und Kontoart festgelegt werden.

In den Stammdaten Firma → FIBU-SCHNITTSTELLE → Reiter Belegarten wird die Belegart an Debitoren- und Kreditoren-Adressen gekoppelt:

→ Im Falle einer nicht hinterlegten Kombination reagiert das Programm mit einer Hinweismeldung.

In diesem Beispiel (CargoSoft Standard-Einstellungen) werden:

• EingangsRechnungen nur von Kreditoren akzeptiert.
  Das entsprechende Feld wird mit dem Wert für die Eingangsrechnung (ER) gefüllt.

• EingangsRechnungen dürfen NICHT an Debitoren geschrieben werden.
  Dann bleibt das Feld Eingangsrechnung an Debitoren in den Stammdaten LEER.
  Die Erfassung einer ER an einen D führt sofort zu einer Fehlermeldung:
  

• EingangsGutschriften nur von Kreditoren akzeptiert.
  Das entsprechende Feld wird mit dem Wert für die Eingangsgutschrift (EG) gefüllt.

• AusgangsRechnungen nur an Debitoren akzeptiert.
  Das entsprechende Feld wird mit dem Wert für die Ausgangsrechnung (AR) gefüllt.

• AusgangsGutschriften nur an Debitoren akzeptiert.
  Das entsprechende Feld wird mit dem Wert für die Ausgangsgutschrift (AG) gefüllt.

4  Buchung der Steuerschlüssel gemäss Abrechnungsarten

Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura → Checkbox

Die Felder Abrechnungsart in Eingangsbeleg erfassen und Abrechnungsart in Kostensplitting erfassen bewirken, dass in der ER und im KS jeweils der STEUERSCHLÜSSEL aus der Abrechnungsart verwendet wird.

5  Die Erfassung des EingangsrechnungsKopfs ist erlaubt

Stammdaten ADMIN → MITARBEITER → Kopfdaten → Feld Anlegen von Eingangsrechnungskopf ist aktiviert.

D.h., in der Belegerfassung werden die Kopfdaten, die die Erfassung des Eingangsbelegs verlangt, eingeblendet und sind nicht zur Erfassung gesperrt.

Allgemeine Anmerkung:
Die Ansicht des Belegkopfs kann je nach Einstellungen in den Stammdaten für die Mitarbeiter etwas variieren.
In den Stammdaten für die Mitarbeiter kann man das Anlegen von Eingangsrechnungsköpfen erlauben oder verbieten.
Daher sind unter Umständen die Felder in den Kopfdaten für die Eingabe gesperrt.

→ In diesem Fall wird beim Öffnen der Eingangsfaktura als erstes die Seite mit den Suchkriterien angezeigt, damit zunächst die Möglichkeit gegeben wird, einen bestehenden Beleg zu suchen.

6  Vorbelegung der Buchungsperiode mit dem Datum aus der Positionsnummer

Die Vorbelegung der BuPer bei CargoSoft erfolgt mit dem Monat aus der Positionsnummer – das Feld wird dadurch zum Mussfeld.

Die Buchungsperiode in der ER kann gemäß Einstellungen in den Stammdaten vorbelegt werden.
In dem Fall wird das Feld automatisch zum Pflichtfeld.
Die Einstellung, mit welchem Wert die BuPer gefüllt wird, ergibt sich aus der Einstellung Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Nummernkreise → Feld Kennz. Vorschlag BuPer:

7  Gesamtbetrag netto wird mit der Hauswährung vorbelegt

• Stammdaten FIRMA → ALLGEMEINE FIRMENPARAMETER → Reiter Firma Kopfdaten → Feld Währung
• Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Einstellungen→ Feld Euro Status → Wird mit [H] gefüllt, wenn Hauswährung = EUR