Vortrag offener Rückstellungen zum Monatsabschluss
Anlegen einer Rückstellungsgenerale als Position im Auftrag
Die Generale muss für jeden Monat angelegt werden, wenn in der Positionsdefinition der Monat enthalten ist.
Die Auflösung der offenen Rückstellungen erfolgt dann über die Vortragsposition/Generale.
Die Position, die als Rückstellungsgenerale genutzt werden soll, muss wie jede normale Positionsnummer im Auftrag angelegt werden. Anderenfalls kann sie zum Monatsabschluss nicht als Generale aufgerufen werden, da keine entsprechende Nummer vorhanden ist.
Bestenfalls hat die Generale immer (in jedem Monat) die gleiche laufende Endziffer – dann weiß jeder Mitarbeiter, dass es sich bei einer bestimmter Positionsnummer grundsätzlich um die Generale handelt.
Der Vermerk Generale oder ein beliebiger Name in einem bestimmten Feld kennzeichnet diese Position als reine Fakturierungsposition.
Vortrag offener Rückstellungen durchführen
Bei dieser Funktion werden beim Monatsabschluss (= Schließen der Positionen für die weitere Bearbeitung) noch offene Rückstellungen auf eine Rückstellungsgenerale/Generalposition vorgetragen.
→ Damit gehen die erfassten Rückstellungen nicht verloren.
Die Auflösung der Rückstellungen erfolgt dann zu einem späteren Zeitpunkt auf der Vortragsposition.
Position abschließen im Auftrag
Der Positionsabschluss innerhalb einer Position kann im Auftrag an zwei Stellen erfolgen.
Variante 1: Kopfdaten
Auf dem Reiter Auftrag → Reiter Kopfdaten → Kontextmenü → Position abschließen.
Variante 2: Speditionskonto
Auf dem Reiter SpedKonto → Reiter Speditionskonto → Kontextmenü → Position abschließen.
Bestehen in der Position noch offene Rückstellungen, wird eine Meldung eingeblendet, die auf diesem Umstand hinweisen.
Nach Bestätigung der Meldung mit OK, blendet CargoSoft automatisch einen neuen Reiter ein, der die Funktion: Monatsabschluss Rückstellungen beeinhaltet.
An dieser Stelle werden alle noch offenen Rückstellungen dieser einen zu schließenden Position angezeigt.
Im Feld Pos für Auflösung wird die Rückstellungsgenerale manuell eingetragen oder per Suchfunktion aufgerufen.
Schließen Sie den zusätzlichen Reiter Monatsabschluss Rückstellungen per Kreuz.
Der Eintrag wird gespeichert.
In der Übersicht Rückstellungen und den offenen RS im Speditionskonto wird anschließend die Positionsnummer für die Auflösung (=Generale) neben der Originalposition der RS angezeigt.
Positionen abschließen über das Dateimenü → Positionen
Um einen Sammelpositionsabschluss durchzuführen wählen die das Dateimenü. Datei → Positionen → Positionen abschließen ermöglicht den Abschluss mehrerer Positionen, z.B. einer Zeitspanne oder eines Bearbeitungsbereichs gleichzeitig.
Wählen Sie in der Suchmaske den Bereich aus, der geschlossen werden soll. Das können z.B. Positionen, Abteilungen oder Leistungsmonate sein.
Nach dem Start der Suche mit der Funktionstaste F3 werden alle Positionen angezeigt.
Durch Klicken des Buttons Start Abschluss startet der Abschluss und das Programm prüft zu jeder Position, ob noch offene Rückstellungen vorhanden sind.
Pro Position wird eine Meldung erzeugt und nach dem Bestätigen mit OK ein zusätzlicher Reiter Monatsabschluss Rückstellungen geöffnet.
Vortrag ALLER offenen Rückstellungen einer Periode auf eine Generale
Wählen Sie im Menü Umgebung → Faktura → Rückstellungen Monatsabschluss:
Die Suchmaske stellt Felder zur Suche nach Rückstellungen zur Verfügung.
Über die Positionsnummer oder Buchungsperiode kann die zeitliche Eingrenzung und über den Nummernkreis die bereichsübergreifende Eingrenzung vorgenommen werden.
Als Suchergebnis öffnet sich der Reiter Rückstellungen Monatsabschluss und zeigt alle Positionen des eingegrenzten Suchbereichs unter Angabe aller offenen Rückstellungen einzeln.
Im Feld Pos für Auflösung wird die Positionsnummer der Generale eingetragen. Gilt für alle offenen RS dieselbe Generale, kann im Kontextmenü der Befehl Position in allen leeren Zeilen übernehmen gewählt werden und das Programm vervollständigt alle leeren Felder mit derselben Pos.nr..
So werden die noch offenen Felder der Pos für Auflösung automatisch mit der Rückstellungsgeneralen aus dem obersten Feld gefüllt.
Nach Erfassung der Rückstellungsgeneralen wird der Eintrag über das Speichern-Symbol in der Iconleiste gespeichert und über das Kreuz wieder geschlossen.
Nach Schließen der Maske wird noch einmal abgefragt, ob die Positionen geschlossen werden sollen.
- Bestätigung mit Ja → Die Position werden abgeschlossen und befinden sich im Anzeige-Modus.
Generalposition suchen: Kontextmenüeintrag
Im Suchergebnis gibt es die Funktion: Generalposition suchen.
Nach Eingabe des Leistungsmonats und dem Verlassen des Feldes mit der TAB-Taste oder mit der F3-Taste wird die Suche direkt gestartet.
Im Suchergebnis werden Generalpositionen angezeigt (eakopf_t.auf_status = *General*).
Über die Checkboxen können eine oder mehrere Zeilen aus dem Ergebnis übernommen werden.
Werden mehrere Zeilen im Suchergebnis ausgewählt, werden bei der Übernahme die Felder Hauptabteilung und Unterabteilung verglichen und jeweils nur die passenden Positionen übernommen.
Auch hier wird das Feld Pos für Auflösung nur gefüllt, wenn es vorher noch leer ist.
Wird nur eine Position übernommen, wird diese in alle Positionen (die noch leer sind) übernommen.
Anzeige auf der Rückstellungsgeneralen
Auf der Generalposition befinden sich auf dem Speditionskonto nun alle offenen Rückstellungen mehrerer Positionen unter Bezug auf die Original-Position.
Die Ansicht im Reiter Offene Rückstellungen zeigt die Auflistung:
Rückstellungsvortrag bei automatischen CASS-RS
Ist die Funktion Vortrag Rückstellungen in den Stammdaten aktiv, ist das Bilden der automatischen CASS-Rückstellung über das F6-Menü in der Position Pflicht, um die Position abschließen zu können.
Mit dem Berechtigungsobjekt POSABSCHLAIROK kann die Position abgeschlossen werden OHNE die Rückstellung im F6-Menü gebildet zu haben. In dem Berechtigungsobjekt muss der Haken bei Anlegen gesetzt sein!