| Weitere wichtige Einträge zur Bearbeitung des Eingangsbelegs befinden sich im Kontextmenü in den Belegpositionen. |
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| Die Funktionen werden einzeln unten erläutert. |
Kostensplitting
INFO: Das Kostensplitting ist unter Kostensplitting als Hauptthema in der Fakturierung erklärt.
Füllen Sie in den Belegpositionen 3 Felder:
- Die Positionsnummer z.B. eine Consol-Positionsnummer
- Wählen Sie die Leistungsart und
- den Ist-Betrag.
Wählen Sie anschließend im Kontextmenü den Eintrag Kostensplitting.
→ Auf Grundlage der Stammdateneinstellung Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA in FIRMA → Automatisches Kostensplitting und Grundlage für jeweils See, Luft, Road, Rail und KEP wird automatisch das Kostensplitting vorgeschlagen.
Gesamte Tour/Consol anzeigen
Mit dieser Funktion geht ein Fenster auf, das die Splittingdaten (wie beim Kostensplitting) anzeigt. |
Dabei wird die Tour bzw. Consol angezeigt, von der der Anwender die Funktion aufgerufen hat:
- AIR und SEA =Consol
- Road und Rail = Tour
Info Speditionskonto
| Die Info Speditionskonto zeigt das Speditionskonto der Position an, die auch die Reiter Übersicht Rückstellungen und die Offenen Rückstellungen und Leistungsartenstatistik beinhaltet. |
Es handelt sich um eine reine Anzeige der Daten, die keine Übernahme von Rückstellungen oder Ähnlichem ermöglicht.
Info Rückstellungen
| … zeigt offene Rückstellungen einer Position. |
Zum Anzeigen und Übernehmen von Rückstellungen, die nicht automatisch gelesen wurden, weil sie zum Beispiel nicht auf einem speziellen Kundenkonto angelegt wurden, sondern auf einem Sammelkonto.
Auch für den Fall, dass versehentlich eine Rückstellung gelöscht wurde, können hier die noch offenen Rückstellungen dieser Position erneut übernommen werden.
Über Info Rückstellungen Rückstellungen in die Belegpositionen ziehen:
Besteht auf einer Position eine zur ER passende Rückstellung, die versehentlich oder absichtlich gelöscht wurde (Kontextmenü: Zeile löschen), kann in den Belegpositionen über das Kontextmenü zunächst wieder eine Zeile angefügt werden. In dieser Zeile ist die gelöschte (NICHT ENTFERNTE) Rückstellung nicht mehr enthalten.
Sie wählen im Kontextmenü den Eintrag Info Rückstellungen und bekommen alle für die Position erstellten Rückstellungen angezeigt. Die passende Rückstellung wird markiert und mittels des Buttons Übernehmen in die ER zurückgeholt.
Mit dem Befehl Rückstellungen anzeigen im Kontextmenü werden die auf der Position gebildeten Rückstellungen für einen Rechnungssteller angezeigt.
Die Einträge Info Speditionskonto und Info Rückstellungen können PRO Zeile in den Belegpositionen/Positionsnummer aufgerufen werden.
Rückstellung entfernen
| Über das Kontextmenü können Sie die Rückstellung für diesen Buchungsvorgang entfernen. → Dann wird die Rückstellung nicht mit diesem Beleg aufgelöst, bleibt aber grundsätzlich bestehen. |
Falls eine Rückstellung nicht mit diesem Eingangsbeleg aufgelöst werden soll, wird die entsprechende Zeile markiert und der Menüpunkt Rückstellung entfernen ausgewählt.
- Wenn Sie eine Rückstellung aus der Rechnung entfernen, wird die Rückstellung auf dem Speditionskonto nicht gleichzeitig storniert!
Entfernen bedeutet hier nur, dass diese Rückstellung nicht mit dieser Buchung aufgelöst wird.
Die Rückstellung wurde entfernt, die Zeile bleibt aber bestehen und enthält ein leeres Mussfeld (Ist-Betrag).
Mehrere Rückstellungen gleichzeitig entfernen
Version 7.7.2:
Über die Checkbox vor der Positionszeile können mehrere Zeilen aktiviert werden (=multiselect) , über die der Kontextmenüeintrag Rückstellungen entfernen bedient werden kann.
Hinweis: Wenn mit der geleerten Zeile nicht weitergearbeitet werden soll, sondern nur mit der ersten Zeile, empfiehlt es sich, die zweite Zeile zu löschen. |
Memo
| Das Memo in der Eingangsrechnung gibt es im Kontextmenü auf den Reitern Belegerfassung und Suchergebnis. |
Über diese Funktion öffnet sich ein kleines Zusatzfenster, in dem man den Memotext zu einer Rechnung anzeigen, neu erfassen, ändern oder drucken kann.
- Die Funktion ist auch dann aktiv, wenn der Beleg bereits fertig gebucht ist.
- Die Funktion ist auch dann aktiv, wenn der Beleg storniert wurde.
- Die Funktion ist auch dann aktiv, wenn die zugehörige Positionsnummer bereits abgeschlossen ist.
Aber: Ein Memotext kann nur dann erfasst werden, wenn die Rechnung bereits einmal gespeichert wurde, weil nur dann der Beleg eindeutig über …
- … die Belegnummer
- … die Interne ID-Nummer
- … die Belegart identifiziert werden kann.
Info-Fenster:
Das Memo kann daher entweder im Suchergebnis erfasst werden (der gewünschte Beleg muss durch Klicken auf die Zeile markiert werden) oder im gespeicherten Beleg, wenn dieser wieder geöffnet wird.
Der Memotext kann über mehrere Zeilen erfasst werden. Pro Zeile ist die Anzahl der Zeichen dabei auf 200 Zeichen begrenzt.
Während der Erfassung eines Memotexts zu einem Beleg, wird die Erfassung für andere Benutzer gesperrt.
Dadurch soll verhindert werden, dass zwei Anwender gleichzeitig einen Memotext zu ein und demselben Beleg erfassen können.
Nachdem zu einem Beleg ein Memo erfasst und gespeichert wurde, erscheint auf dem Reiter Belegerfassung in der Titelleiste der Text [Eingangsfaktura * * * MEMO * * *].
Auf der Reiter Suchergebnis wird ebenfalls das entsprechende CargoSoft Memo-Symbol angezeigt: 
Falls beim Storno eines Eingangsbeleges eine neue Belegnummer vergeben wird, kann man für Original-Beleg und Storno-Beleg zwei getrennte Memotexte erfassen.
Falls keine neue Belegnummer vergeben wird, kann nur ein einziger Memotext erfasst werden, weil dann in CargoSoft auch nur ein Beleg in der Eingangsfaktura angezeigt wird.
Dieser Beleg hat das Kennzeichen storniert.
Belegpositionen aus Datei einlesen
Klärungsposition erfassen
| Ist diese Funktion aktiv, ist im Kontextmenü der Eingangsfaktura die Funktion Klärungsposition erfassen verfügbar. |
Werden in der Eingangsfaktura Belegpositionen aus einer Datei eingelesen, kann unter FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura eingestellt werden, dass Belegpositionen trotz unbekannter Positionsnummer übernommen werden sollen → Feld Zeile trotz Fehler in Posnr. übernehmen.
Über ein Dialogfenster kann dann manuell oder über eine Suchfunktion eine Positionsnummer eingetragen werden.
Die Positionsnummer wird in alle Belegzeilen übernommen, in denen noch keine Positionsnummer erfasst ist.
Position öffnen
| Sie verzweigen von hier aus direkt in die Position auf den Reiter Auftrag → Kopfdaten. |
Zwischensumme Leistungsarten
| Die Funktion öffnet ein Info-Fenster, in dem die erfassten Leistungsarten tabellarisch monetär aufgelistet werden. |
Übereinstimmungskennzeichen setzen
| Diese Funktion gibt es mit den Optionen A/C/T und leeren. |
Multiselect in den Belegpositionen
In der Eingangsfaktura können die einzelnen Belegpositionen über den sogenannten Multiselect ausgewählt werden.
Im Kontextmenü können pro aktiver Checkbox folgende Einträge ausgewählt werden:
→ Wählen Sie einen der Einträge Alle selektieren oder Selektion aufheben.
→ Durch Selektion aufheben werden alle Checkboxen vor aktivierten Positionen geleert.
| Zeile(n) löschen | Alle Zeilen mit aktiver Checkbox werden entfernt. |
|---|---|
| Übereinstimmungskennzeichen A setzen | Es werden für alle Zeilen mit aktiver Checkbox die Übereinstimmungskennzeichen A gesetzt. |
| Übereinstimmungskennzeichen T setzen | Es werden für alle Zeilen mit aktiver Checkbox die Übereinstimmungskennzeichen T gesetzt. |
| Übereinstimmungskennzeichen leeren | Es werden für alle Zeilen mit aktiver Checkbox die Übereinstimmungskennzeichen geleert. |
Übereinstimmungskennzeichen C setzen
Wenn die Checkbox Eingangsbelege nur mit Rückstellungen in den Stammdaten Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA in FIRMA aktiviert ist, wird in der Eingangsbelegerfassung im Kontextmenü der Belegpositionen der Eintrag Übereinstimmungskennzeichen C setzen eingeblendet.
→ Schauen Sie unter Feld Ü = Übereinstimmungskennzeichen.
