Ausgangsbeleg erzeugen

Belege erzeugen erfolgt über das Kontextmenü.

Wählen Sie im Kontextmenü Ausgangsbelege erzeugen.

Auf dem Reiter Faktura der Position wird daraufhin ein Beleg erstellt und gedruckt.

Nach erfolgter Verarbeitung des Belegs werden die Einnahmen im Speditionskonto angezeigt.
Mögliche Belegarten für die Übernahme in die Ausgangsfaktura sind R (Rechnung) und G (Gutschrift).

Ist in den Stammdaten der Rechnungsversand per Mail inkl. Mailadresse eingestellt, so öffnet sich parallel dazu das Mailfenster.

Faktura: Autom. Ausgangsbeleg Kalkulation

In den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → EINSTELLUNGEN kann im Feld Warnung Belegempfänger nicht der Auftraggeber die Prüfung der Abrechnungszeile auf die Auftraggeberadresse eingerichtet werden.

Ausgangsbeleg erzeugen und öffnen

Auf dem Kalkulationsreiter gibt es den Menüpunkt Ausgangsbelege erzeugen & öffnen.

Mit dieser Funktion kann nur ein Beleg zur Zeit erstellt werden.
Andernfalls gibt das Programm einen Hinweis aus:

Der Beleg wird angelegt, aber noch nicht sofort verarbeitet und gedruckt.

Es öffnet sich zunächst der Reiter Belegpositionen des Ausgangsbelegs.
→ Hier können  ggf. noch Änderungen am Beleg vorgenommen werden.
→ Der Beleg muss dann gespeichert werden damit verarbeitet und gedruckt wird.

Wird der Beleg nicht aktiv vom Anwender gespeichert, bleibt dieser unverarbeitet auf dem Fakturareiter angelegt.
→ Er muss dann zu einem späteren Zeitpunkt final gespeichert werden.
→ Belege, die noch nicht buchhalterisch verarbeitet wurden, sind durch den grau hinterlegten Betrag kenntlich gemacht.

Nach dem Druck bzw. dem Versenden des Belegs per Mail wechselt die Ansicht wieder zurück auf den Kalkulationsreiter.

Entwurf erzeugen

Alternativ kann über das Kontextmenü auch Ausgangsbelege als Entwurf erzeugen genutzt werden.

Hiermit werden alle ausgewählten Zeilen mit Belegart R oder G als Entwurf angelegt.

• Wird nur ein einziger Entwurf beim Aufruf der Funktion erstellt (weil z.B. alle ausgewählten Daten die gleiche Belegart und Adresse haben), geht das Programm anschließend direkt auf den Reiter Faktura und öffnet diesen einen Entwurf im Bearbeiten-Modus.
• Werden mehrere Entwürfe auf einmal erstellt, wechselt das Programm nach Anlage der Entwürfe lediglich auf den Reiter Faktura.
  → Die Entwürfe müssen dann manuell zum Bearbeiten geöffnet werden.

Belege und Rückstellungen zusammen erzeugen

Sollen alle Kalkulationszeilen, egal um welche Belegart es sich handelt, zusammen verarbeitet werden, wählen Sie zunächst Alle selektieren aus dem Kontextmenü aus.

Danach wählen Sie im Kontextmenü Rückstellungen und Belege erzeugen oder Rückstellungen und Belege als Entwurf erzeugen.

Damit können Rückstellungen und Belege (bzw. Entwürfe) gleichzeitig angelegt werden. Es müssen dazu nicht zwingend die einzelnen Kalkulationszeilen ausgewählt werden.

Falls keine einzelnen Zeilen selektiert werden, erscheint eine Abfrage:

• Ja = Alle Zeilen fakturieren
• Nein = Nur die Datensätze zu der Adresse fakturieren, die zuletzt aktiviert wurde
• Abbrechen = Keine Datensätze fakturieren