Einstieg A → Reiter Allgemein
Wechseln Sie vom Suchergebnis, das auf dem Reiter Allgemein dargestellt wird, per Doppelklick in die gewünschte Zeile auf den Reiter Kontoauszug.
Im unteren Zahlungspositionenbereich steht das Kontextmenü zur Verfügung, das nach Auswahl einer Zeile mit Klick auf die rechte Maustaste aktiviert wird.
Einstieg B → Reiter Suchergebnis
Wählen Sie im Reiter Suchergebnis die entsprechende Zeile und betätigen die rechte Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen.
Zahlungsbeleg erfassen
Um eine Zahlung zu erfassen, markieren Sie eine Zeile.
Die Markierung erfolgt mit einem einfachen Linksklick in die aktive Zeile.
→ Ein weiterer Reiter Zahlungsbelege erfassen öffnet sich.
→ Diese Funktion ist jedoch gesperrt, wenn die entsprechende Berechtigung dafür dem Profil des aktiven Users nicht zugewiesen wurde.
Der Beleg wird mit seinen wesentlichen Beleginformationen angezeigt:
In der Zeile zur Erfassung der Zahlung wird
- die Belegart mit ZE (Zahlungseingang) vorbelegt, sofern es sich um eine Ausgangsrechnung oder Eingangsgutschrift handelt.
- Bei der Zahlungsbearbeitung von Ausgangsgutschriften oder Eingangsrechnungen wird ZA (Zahlungsausgang) vorbelegt.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
BA (Belegart) | ZE oder ZA (siehe oben) |
Wg und Kurs | Wird eine Fremdwährung gewählt, muss ein Kurs erfasst werden. |
Betrag | Der Zahlungsbetrag kann in der Belegwährung, aber auch in jeder anderen Währung erfasst werden. |
Gegenkto. | Das Gegenkonto wird mit einer Kontonummer vorbelegt, wenn im OP-Stamm die Vorbelegung entsprechend eingestellt ist. Auf die Erfassung eines Gegenkontos kann auch verzichtet werden. Ein Gegenkonto muss dann erfasst werden, wenn die Zahlungen an eine angeschlossene Finanzbuchhaltung per Schnittstelle weitergereicht werden sollen. |
Belegnr. | Die Belegnummer muss erfasst werden, das Zahlungsdatum wird mit dem Tagesdatum belegt, wenn keine Eingabe erfolgt. Auf die Erfassung der Belegnummer kann verzichtet werden (Einstellung im OP-Stamm), sofern die Daten der Zahlungen nicht an eine Finanzbuchhaltung überstellt werden. |
Ergebnis:
Nach Speicherung der Zahlung ist der Beleg in der Ansicht der offenen Posten mit dem Status [A] sichtbar, da dieser jetzt den Status von [O]=(offen) nach [A]=(abgeschlossen) gewechselt hat.
Bei erneuter Suche über Status [O] ist der Beleg nicht mehr sichtbar.
Wenn man jedoch in der Suchmaske über den OP-Status [A] und das Personenkonto sucht, erscheint dieser Beleg.
Gruppenzahlung erfassen
Mehrere Belege eines Personenkontos können in einem Arbeitsschritt ausgeziffert werden.
So gibt es beispielsweise mehrere offene Ausgangsrechnungen zu einem Personenkonto und für alle offenen Rechnungen wird eine Zahlung erfasst.
Für die Auswahl von Gruppenzahlungen müssen die Belege, die durch eine Gruppenzahlung ausgeziffert werden sollen, zuvor markiert werden.
- Es können nur Belege eines Personenkontos DERSELBEN Belegart zu einer Gruppenzahlung zusammengefasst werden.
- Die Markierung erfolgt wie unter Windows üblich (linker Mauszeiger auf der ersten Zeile, Shift + linker Mauszeiger auf der nächsten zu markierenden Zeile bis dieser gelöst wird).
- Die markierten Zeilen sind dunkel hinterlegt.
- Über das Kontextmenü der rechten Maustaste wird der Punkt Gruppenzahlung gewählt.
Im folgenden Beispiel wurden zwei Ausgangsbelege zur Zahlungserfassung ausgewählt. In der Maske der Zahlungserfassung sieht man die bereits auf diesen Belegen erfolgten Zahlungen.
- Beide Belege wurden zur Auszifferung vorgesehen.
- Soll ein Beleg aus der Zahlung wieder heraus genommen werden, kann dieser durch einen Klick in die Checkbox Ausziffern wieder aus der Gruppenzahlung herausgenommen werden.
Verrechnung erfassen
Im Unterschied zur Gruppenzahlung in der nur gleichartige Belege der gleichen Belegart herangezogen werden dürfen, können bei der Verrechnung Belege UNTERSCHIEDLICHER Belegart kombiniert werden.
- Wenn z.B. mit gemischten Konten gearbeitet wird, können zur Verrechnung sowohl Ausgangsrechnungen wie auch Eingangsrechnungen desselben Personenkontos herangezogen werden.
- Es können Rechnungen mit Gutschriften oder Eingangsrechnungen verrechnet werden (R mit G oder LR).
Wie bei der Gruppenzahlung müssen in der Maske zur Zahlungserfassung im oberen Bereich alle ausgewählten Belege angezeigt werden, der User kann mit der Checkbox Ausziffern einzelne Beleg noch nachträglich vom Zahlungsvorgang ausschließen.
Sonderfunktionen
Wird ein Beleg zur Zahlungserfassung ausgewählt, können in der Maske der Zahlungserfassung folgende Sonderfunktionen bearbeitet werden:
| 1 | Checkbox Mahnkennzeichen Feld Stufe | Wird im Feld Mahnkennz. das Häkchen entfernt, wird der Beleg aus dem Mahnwesen herausgenommen. Ebenfalls kann hier die Mahnstufe herunter- oder heraufgesetzt werden - dies hat Auswirkung auf die Wahl des Mahnungsformulars beim Druck der Mahnung. |
|---|---|---|
| 2 | Kontextmenü → Beleg abschließen | Wird im oberen Bildschirmbereich im Kontextmenü der Befehl Beleg abschließen gewählt, wird damit der OP-Status des Belegs auf A (abgeschlossen) gesetzt. Eine Zahlungserfassung ist dann nicht mehr möglich – und auch nicht gewünscht. Nach dem Speichern hat der Beleg in der Suchergebnisanzeige den Status A wie abgeschlossen und taucht bei einer weiteren Suche mit dem OP-Status O nicht mehr auf. |
| 3 | Kontextmenü → Status zurücksetzen | Auf dieselbe Art und Weise kann ein Beleg vom OP-Status A auf den OP-Status O zurückgesetzt werden. Hierzu sucht man entweder gezielt den Beleg mit der Belegnummer (oder alle Belege dieses Personenkontos mit dem OP-Status=A). Ein Doppelklick auf den Beleg führt in die Zahlungserfassungsmaske und man wählt im Kontextmenü den Befehl Status zurücksetzen. |
| 4 | Kontextmenü → Memo | Der Punkt Memo im Kontextmenü ermöglicht die Erfassung eines Memotextes zum Beleg. |
| 5 | Kontextmenü → Zahlung stornieren | Im unteren Bildschirmbereich verändert sich das Kontextmenü wie folgt:
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|---|