Ü = Buchung gegen Auflösung einer Rückstellung
Tragen Sie als nächstes das Belegdatum und den Gesamtbetrag der Rechnung ein und wechseln dann in die Belegpositionen.
Durch die Anzeige der Rückstellung sind alle Felder in den Belegpositionen gefüllt.
Im Feld Ü wurde automatisch das Übereinstimmungskennzeichen gesetzt, weil der Gesamtbetrag der Rechnung mit der zurückgestellten Summe der Rückstellung identisch ist.
Der Beleg kann gebucht werden.
Damit wird die Rückstellung automatisch aufgelöst.
Bearbeitung abbrechen:
Soll der erfasste Beleg nicht gespeichert werden, weil bestimmte Angaben nicht stimmen, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeitung abbrechen und Sie gelangen zurück in eine leere Maske.
T = Buchung gegen Teilauflösung einer Rückstellung
Lautet eine Eingangsrechnung über einen Gesamtbetrag, der nicht mit dem eingeblendeten Betrag der gebildeten Rückstellung übereinstimmt, muss der Anwender über das Übereinstimmungskennzeichen Ü entscheiden, was mit der Rückstellung geschehen soll.
→ Das Ü-Feld wird dann zum leeren Pflichtfeld.
Teilauflösung der RS oder nur Speichern des Eingangsbelegs
Soll der Beleg gespeichert werden, ohne dass das Ü-Kennzeichen gesetzt wurde, erscheint eine Hinweismeldung, dass nur SPEICHERN, aber nicht BUCHEN möglich ist.
An dieser Stelle kann man durch Betätigen des Buttons Abbruch auf die ER-Erfassung zurückgelangen und den Beleg weiter bearbeiten.
Soll der Restbetrag der Rückstellung (hier 300,00 EUR) bestehen bleiben und nur der Teilbetrag (über 296,11 EUR) gegen die Eingangsrechnung gebucht werden, muss das Übereinstimmungskennzeichen mit T = Teilrechnung gefüllt werden.
Beim Speichern wird hier automatisch die Belegnummer vergeben und der Beleg gebucht.
Der verbleibende Restbetrag (300,00 EUR) bleibt als Rückstellung für diese Positionsnummer und diesen Rechnungssteller bestehen, wird mit der nächsten passenden Rechnung wieder angezeigt und kann dann aufgelöst werden.
Übersicht dieser Rückstellung im Speditionskonto
Sie können auf 2 Wegen in das Speditionskonto der Position gelangen, die soeben bebucht wurde:
- In dem Reiter Eingangsbelege → Belegerfassung → Kontextmenü → Position öffnen
- Im Menü Umgebung → Controlling das Programm Speditionskonten und geben Sie die soeben bearbeitete Positionsnummer ein:
Mit F3 wird das Speditionskonto der Akte mit allen Reitern für die Rückstellungen angezeigt.
Auf dem Reiter Übersicht Rückstellungen kann die Bildung und Teilauflösung der getätigten Rückstellung verfolgt und der verbleibende Restbetrag eingesehen werden.
Übersicht in Offene Rückstellungen
Auf dem Reiter Offene Rückstellungen bleibt der Betrag von 300,00 EUR stehen:
A = Akzeptierte Abweichung zwischen RS und Rechnungsbetrag
Deckt die gebildete Rückstellung nicht den Gesamtbetrag der Eingangsrechnung ab oder übersteigt die Rückstellung den Gesamtbetrag der Eingangsrechnung, kann der Anwender mit entsprechender Berechtigung die Abweichung akzeptieren.
→ Mit der Akzeptanz wird die Rückstellung komplett aufgelöst.
Fall 1: Rückstellung ist kleiner Rechnungsbetrag
Fall 2: Rückstellung ist größer Rechnungsbetrag
| Info |
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Nach dem Speichern sind beide Rückstellungen auf 0,00 gesetzt. |
Ansicht einer A-Rückstellung in den Offenen Rückstellungen
Ansicht in Übersicht Rückstellungen
D = Abweichung liegt innerhalb der eingestellten Toleranzgrenze
Differenzen tolerieren
Um beim Buchen der Eingangsrechnungen erfasste Rückstellungen besser glatt auflösen zu können, gibt es in den Stammdaten eine Funktion, die kleinste Abweichungen zwischen dem fakturierten und dem zurückgestellten Betrag toleriert und damit die RS auflösbar macht.
Z.B. im Bereich der Fremdwährungsumrechnung können solche Differenzen durch abweichende Tages- bzw. Schiffskurse entstehen und Differenzbeträge im Centbereich entstehen lassen.
Die Einstellung der Abweichungstoleranz befindet sich in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Weiteres in den Feldern Toleranz: Differenz als Betrag und Toleranz: Differenz in Prozent.
| Info |
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Das Feld Toleranz befindet sich weiterhin in den Stammdaten LEISTUNGSARTEN und ADRESSEN → Reiter FiBu → Unterreiter weiteres. |
| Note |
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Priorität zur Ermittlung der Toleranzen1 ADRESSEN: Zuerst wird auf die Stammdaten ADRESSE → Reiter Fibu → Unterreiter weitere geprüft, ob hier etwas hinterlegt wurde. 2 LEISTUNGSARTEN: Ist nichts in der Adresse hinterlegt wird geprüft, ob für die Leistungsart eine Toleranz hinterlegt ist. 3 FAKTURA IN FIRMA: Ist in der Leistungsart ebenfalls nichts hinterlegt wird geprüft, ob in den Stammdaten FAKTURA in FIRMA → Reiter weiteres eine Toleranz hinterlegt ist. |
Die Einstellungen aus diesen Feldern werden bei der Buchung einer Eingangsrechnung berechnet, wenn Rückstellungen gebildet wurden.
Weicht die Rückstellung vom zu buchenden Betrag ab, muss ein Übereinstimmungskennzeichen gesetzt werden.
Hier berechnet das Programm anhand der tolerierten Differenz aus den Stammdaten die Abweichung und gibt die Buchung frei, wenn die Abweichung im Rahmen liegt.
Liegt die Abweichung außerhalb der hinterlegten Differenzangaben, gibt es eine CargoSoft Meldung.
Bei der Buchung des Eingangsbelegs ergibt sich sich eine Abweichung zwischen dem Gesamtbetrag der Rechnung und dem Rückstellungsbetrag über EUR 3,00.
Die in den Stammdaten abweichende Toleranz für Seefracht-Aufträge liegt bei EUR 5,00.
→ Damit wurde hier im Auftrag das Übereinstimmungskennzeichen automatisch auf D gestellt, sobald das Feld Ist-Betrag gefüllt wurde.
Ansicht in der Übersicht Rückstellungen im Speditionskonto
C = Nur für Eingangsbelege mit Rückstellungen
Berechtigungsobjekt: FAKEINMITRST
Übereinstimmungskennzeichen C (=check) wird dann benutzt, wenn die Einstellung Eingangsbelege nur mit Rückstellungen in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → Reiter Eingangsfaktura gesetzt ist.
Dann dürfen Eingangsbelege ohne Rückstellungen nur gespeichert, aber nicht gebucht werden.
| Info |
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Sofern Eingangsbelege nur mit Rückstellungen aktiv ist, erscheint im Kontextmenü der zusätzliche Eintrag Übereinstimmungskennzeichen C setzen. |
Leer = Nur Speichern des Belegs
Das Speichern des Datensatzes lässt die Rückstellungen und die erfasste Rechnung bestehen…
Nur gespeicherte, ungebuchte Belege aufrufen
Kontrollieren und Buchen der gespeicherten Belege
Der im Beispiel gewählte Beleg Nr. 18 wurde mit den Angaben zum Rechnungssteller, der Positionsnummer und dem Betrag über EUR 260,00 gespeichert.
Die in der Position erfasste Rückstellung beträgt hier EUR 250,00.
Prüfen Sie diese Angaben und wählen über das Übereinstimmungskennzeichen Ü den Grund der Abweichung.
Anschließend wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Beleg speichern.
Durch das Füllen des letzten Pfichtfeldes in diesem Beleg (Ü), wird der Beleg nun gebucht und nicht nur gespeichert.
| Info |
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Sie gelangen automatisch zurück in die Maske Suchkriterien, um den nächsten Beleg suchen zu können. |
| Table of Contents |
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- Toleranzgrenze: Reiter weiteres in FAKTURA in FIRMA
- Toleranzgrenze: Unterreiter weitere im Reiter FiBu in ADRESSEN für Kreditoren
- Für Feld Variante Position automatisch öffnen: Reiter Eingangsfaktura in FAKTURA