Berechtigungsobjekte einrichten
Für die Signaturen sollten noch Berechtigungen gesetzt werden, damit dessen Benutzung nach klar definierten Vorgaben stattfinden kann.
Die Berechtigungsobjekte haben folgende Namen und Funktionen:
| Berechtigungsobjekt | Berechtigung |
|---|---|
| MAILHTML | Diese Berechtigung erlaubt die Benutzung des HTML-Modus. Sobald dieses Berechtigungsobjekt gesetzt wird, startet das E-Mail-Modul automatisch im HTML-Modus. Es kann aber jederzeit auf den Textmodus gewechselt werden. Hier werden keine Checkboxen abgefragt. Anlegen, Bearbeiten, Druck und Anzeige werden nicht gesondert abgefragt. |
Für die nachfolgenden Berechtigungen gilt:
Folgende Checkboxen steuern Berechtigungsfunktionen im E-Mail Modul:
- Anlegen erlaubt das Anlegen und Speichern einer Signatur
- Bearbeiten erlaubt das Bearbeiten einer Signatur.
- Druck hat keine Funktion.
- Anzeigen erlaubt die Auswahl und Verwendung einer angelegten Signatur.
| Berechtigungsobjekt | Berechtigung |
|---|---|
| MAILSIGNGLB | Diese Berechtigung erlaubt das Anlegen und Ändern der globalen Signatur. Die globale Signatur sollte einmalig pro Mandant angelegt werden. |
| MAILSIGNSTD | Diese Berechtigung erlaubt das Anlegen und Ändern der Standardsignatur pro Mitarbeiter. Die Standardsignatur kann einmalig angelegt werden, wenn eine Signatur abweichend von der Globalen erforderlich ist. |
Registry Keys
| Beim Start von CargoSoft prüft die Anwendung für globale und user-eigene Signatur auf folgende Keys aus der Registry: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MMI\SEESPED\Applikation\ClientType |
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Signaturen erstellen
Im E-Mail Modul haben Sie mehrere Möglichkeiten der Signaturerstellung.
Die Signaturen können als globale Signaturen für alle Benutzer oder als individuelle Signaturen pro Benutzer hinterlegt werden.
Für die Signaturen können Freitexte oder Elemente aus dem Signaturen-Baukasten verwendet werden.
Es stehen nur die Funktionen Globale Signatur und Standard Signatur (Mitarbeiter) zur Verfügung.
In Version 7.2.4 wurde für die Bearbeitung von Signaturen ein eigenes Fenster geschaffen.
Zur Erstellung wird nun nicht mehr das Textfeld der E-Mailerfassung genutzt.
Das Speichern erfolgt ebenfalls nicht mehr über das Lokalmenü des Dropdown Feldes Signatur.
Alle anderen beschriebenen Funktionalitäten hinsichtlich der Formatierung etc. bleiben von den Änderungen unberührt.
Das Fenster zur Bearbeitung von Signaturen öffnen Sie über das Icon Signatur bearbeiten.
- Haben Sie noch keine Signatur angelegt, können Sie im unteren Textfeldbereich Inhalte einfügen.
Es kann Freitext eingegeben oder auch Platzhalter und Textbausteine verwendet werden. - Möchten Sie eine bereits angelegte Signatur bearbeiten, können Sie diese per Doppelklick markieren und in die Bearbeitung übernehmen oder Sie markieren die gewünschte Signatur und wechseln über das Icon Signatur bearbeiten in den Bearbeiten-Modus.
- Das Speichern der Signaturen erfolgt über die jeweilige Diskette (globale Signatur oder Standard-Signatur) in der Funktionsleiste.
- Die Bearbeitung verlassen können Sie über das Icon Signatur verlassen in der Menüleiste.
Regelsystem für den eMail-Betreff
Es können Regeln für den Betreff der eMails definiert werden.
Diese Regeln können entweder speziell für ein Dokument gelten oder allgemein für alle erstellten und an das eMail-Modul gesendeten Dokumente.
Konfiguration Formulare
- In den Stammdaten ADMIN → FORMULARE → FORMULARE gibt es das Feld E-Mail Betreff.
Hier kann via Doppelklick eine Liste geöffnet werden, in der Bausteine für den Betreff ausgewählt werden können. - Es kann ein Objekt ausgewählt werden oder mit Zuhilfenahme der STRG-Taste mehrere Objekte ausgewählt werden. Klicken Sie anschließend auf Übernehmen.
Es werden anschließend Platzhalter in eckigen Klammern eingefügt.
Zusätzlich können Sie auch Freitext in das Feld eintragen.
Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie diese.
Nun wird für dieses eine Dokument der Betreff der eMail entsprechend Ihren Vorgaben bei der Funktion Senden an: E-Mail vorbelegt.
Konfiguration Niederlassung
In den Stammdaten FIRMA → NIEDERLASSUNG gibt es die Felder Präfix und E-Mail Betreff.
- Das Feld E-Mail Betreff funktioniert genauso wie oben beschrieben.
- In das Feld Präfix können Sie ein Präfix für den Betreff angeben.
Das Präfix wird dem Betreff immer voran gestellt.
Das Präfix aus der Niederlassung kann auch unter Formulare Verwendung finden.
Wird nun ein Dokument via Senden an: E-Mail an das E-Mail Modul übergeben, wird zuerst geprüft, ob eine spezielle Regel für das Dokument unter ADMIN → FORMULARE → FORMULARE existiert.
→ Sofern dies nicht der Fall ist, greift die Regel aus den Niederlassungsstammdaten. Dann allerdings auch für alle Dokumente, die keine eigene definierte Regel haben.
Zusätzliche Informationen
Wird in dem Firmenstamm und in den Formularen keine Regel definiert, greift die alte Funktion mit der Vorbelegung der Positionsnummer.
Werden mehrere Dokumente markiert und an das eMail- Modul übergeben, werden auch mehrere Regeln abgefragt und entsprechend eingesetzt.
Die maximale Betrefflänge wurde auf 100 Zeichen beschränkt.
Das Präfix wird bei mehreren Dokumenten nur einmal angefügt.
Beachten Sie die Spracheinstellung für die Formulare.
Im Formgen wird eine Standardsprache pro Report hinterlegt.
Die Sprache kann im Auftrag auf dem Formularereiter unter Adressen geändert werden.
Regelsystem für den Dateinamen von eMail anhängen
Die Regeln für die Namensgebung der Dateianhänge sind exakt so anzuwenden wie das Regelsystem für den E-Mail Betreff.
Die verwendeten Felder in den Niederlassungsstammdaten sind:
- Präfix (wird zusammen mit dem E-Mail Betreff verwendet)
- E-Mail Dateiregel
Das verwendete Feld in den Formularstammdaten ist:
- E-Mail Dateiregel
Regelsystem für die Einleitung einer eMail
In den Stammdaten ADMIN → FORMULARE → FORMULARE kann im Feld E-Mail Textbaustein ein Textbaustein für die Anrede in einer E-Mail hinzugefügt werden.
Der hier hinterlegte Textbaustein wird im E-Mail Fenster in oberster Zeile eingefügt.
Verschlüsselungsart einstellen
Der E-Mailversand über SMTP kann verschlüsselt via SSL oder TLS erfolgen. Normalerweise wird die Art der Verschlüsselung automatisch gewählt. Sollte dies nicht funktionieren kann unter FIRMA → MAIL im Feld Verschlüsselung eine Art hinterlegt werden.
UTF-8 Schriftzeichen im Text- und HTML-Editor
Im E-Mail-Modul können UTF8-Zeichen (zB. Chinesisch) uneingeschränkt verwendet werden. Die Zeichen werden nicht zu Platzhaltern konvertiert.
Um auf die vorherige ANSI-Codierung zurückzukehren, ist in der Global-Settings-Tabelle der Schlüssel [EDITOR_ENCODING] mit dem Wert [EncodingAnsi!] zu hinterlegen.