Für die Übernahme einer Offerte in eine Position gibt es den Eintrag Offerte auswählen im Kontextmenü im Auftrag der beiden Reiter Kopfdaten und Faktura.



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Offerte in einen Auftrag übernehmen

Bei Auswahl des Menüpunktes Offerte auswählen öffnet sich ein Fenster für die Offertensuche.

Automatisch vorbelegt ist der Modus, je nachdem ob Sie sich in einer Seefracht- /Luftfracht- oder Road-Position befinden.

Wurde bereits ein Auftraggeber in der Position erfasst, wird dieser ebenfalls im Suchfenster vorgegeben.

Um die Suche zu starten, wählen Sie F3.

Als Ergebnis werden alle Offerten angezeigt, die mit der eingegebenen Adresse und dem Modus übereinstimmen.

Um eine Offerte in einen Auftrag zu übernehmen, wählen Sie die entsprechende Offerte aus und bestätigen die Auswahl mit OK. 

Zum Verlassen der Suche ohne die Übernahme der Offerte wählen Sie Abbrechen.

Haben Sie die Offerte in einen Auftrag übernommen, wird die Position mit den Daten aus der Offerte gefüllt, wie beispielsweise mit Lade- und Löschhafen bzw. den entsprechenden Airports, der Frankatur und der Warenbeschreibung. Die übernommenen Daten können jederzeit manuell geändert und gespeichert werden.

Auf dem Reiter Positionsinfo in der Offerte wird nach der Übernahme die entsprechende(n) Position(en) angezeigt.

Im Inforeiter des Auftrags wird, sofern eine TMS-Offerte in den Auftrag/die Ausgangsfaktura übernommen wurde, die Offertennummer- und ID angezeigt.
Per Doppelklick in das Anzeigefeld ist es möglich, die Offerte direkt zu öffnen. 

Bei der Übernahme einer TMS-Offerte in einen Auftrag werden die Dokumente aus der eAkte der Offerte in die eAkte der Position übernommen.



Offertübernahme in der Luftfracht

Für den Luftfrachtbereich wird die Offertenfunktion derzeit noch weiter entwickelt.
Bei der Übernahme einer Offerte in eine Luftfrachtposition sind ein paar Punkte zu berücksichtigen:

Achtung:

  • Bei der Übernahme in eine Exportposition muss beachtet werden, dass der Vorschlag der Kundenrate (hier rot umrandet dargestellt) und der Nebenkosten weiterhin aus den Stammdaten LUFTFRACHT → RATEN → Kundenraten/Nebenkosten kommt und NICHT mit den Daten aus der Offerte gefüllt wird.
  • Zur Abrechnung auf dem Faktura-Reiter wird die Rate der Offerte vorgeschlagen.

Das Feld CWeight wird mit dem in der Offerte erfassten Gewicht gefüllt.

Im unteren Bereich müssen die Zeilen für die Erfassung der Abmessungen über das Kontextmenü → Zeile anfügen manuell hinzugefügt werden.


Offerte in Faktura übernehmen

Wurde eine Offerte bereits in einen Auftrag übernommen, wird die Offerte bei der Belegerstellung auf dem Reiter Belegpositionen automatisch für die Abrechnung vorgeschlagen.

Dieser Vorschlag erscheint je erfasster Offerte nur einmal.
Wurde die Offerte bereits einmal übernommen, wird sie nicht erneut automatisch zur Abrechnung vorgeschlagen.

Wird über das Kontextmenü → Offerte auswählen die Suchmaske geöffnet, wird die Suche mit den Daten der im Auftrag übernommenen Offerte vorbelegt und somit eingegrenzt.
Automatisch vorbelegt werden die Adresse, der Modus und die Offerten ID und als Ergebnis somit die übernommene Offerte angezeigt.

Mit Bestätigung der Übernahme werden die einzelnen Positionen aus dem Angebot in die Belegpositionen gefüllt.

Ist in den Stammdaten FIRMA → FAKTURA → EINSTELLUNGEN die Checkbox Offerte: Übernahme pro Abrechnungszeile aktiviert, werden an dieser Stelle im Suchergebnis pro Offerte alle Abrechnungszeilen zur Auswahl angeboten. Diese können separat markiert und übernommen werden. Es können zusätzlich aus verschiedene Offerten die Abrechnungszeilen übernommen werden.
So lässt sich z.B. eine Generalofferte pro Adresse anlegen.

Ausnahme Luftfracht Export

Bei der Übernahme einer Offerte in die Faktura einer Luftfrachtexportposition ist zu berücksichtigen, dass die Übernahmemeldung der Offerte vor dem Vorschlag der automatischen Kostenvorbelegung erscheint. 
Wurden Raten in den Stammdaten LUFTFRACHT → RATEN (Kundenraten) hinterlegt und der automatische Kostenvorschlag aktiviert, erscheint dieser Abrechnungsvorschlag nach dem Vorschlag der Offerte.

Ausnahme Luftfracht Import

Im Bereich Luftfrachtimport werden die erfassten Collectkosten automatisch zusätzlich in die Ausgangsfaktura übernommen.
Derzeit wird das Feld Menge bei Abrechnungsarten mit der Grundlage CWT nicht automatisch gefüllt.

Wurden in der Offerte oder im Auftrag nicht alle Felder für die Abrechnung gefüllt, können bzw. müssen die fehlenden Daten ergänzt werden.

Wird im Auftrag beispielsweise das Gewicht bzw. das chargeable weight nicht gefüllt, dies ist jedoch in der Abrechnungsart als Abrechnungsgrundlage eingetragen, wird die Abrechnungsart in der Faktura vorgeschlagen und das Feld Menge ist leer.

Offertenstatus Auftrag nach Übernahme

Nach der Übernahme einer Offerte in den Auftrag oder die Ausgangsfaktura wird

  • der Status der Offerte auf Auftrag und
  • das Auftragsdatum auf das Tagesdatum gesetzt,

sofern der Status der Offerte nicht Auftrag war.

Das Auftragsdatum in der Offerte wird nur gesetzt, sofern dieses noch leer war.

Hinweismeldungen bei der Übernahme

  1. Wird eine Offerte ausgewählt, die bereits in einen Auftrag übernommen wurde, wird dem User eine Hinweismeldung angezeigt.

  


2. Wurden die Auftragsdaten bereits manuell erfasst und weichen von den Daten in der Offerte ab, wird ebenfalls eine Hinweismeldung ausgegeben, die bestätigt oder verneint werden muss.

 


3. Wird eine Offerte mit erfassten Währungskursen übernommen und in der Faktura verwendet, erscheint einmalig die Frage ob der Währungskurs aktualisiert werden soll.

    • Wählen Sie [Ja] um für alle Rechnungspositionen den Kurs aus den Währungsstammdaten zu aktualisieren.
    • Wählen Sie [Nein] um die Kurse aus der Offerte zu verwenden.

 


4. Gibt es Differenzen zwischen der erfassten Mengenangaben auf dem Reiter Warenbeschreibung der Offerte und den erfassten Daten im Auftrag, wird der User bei der Fakturaerstellung darauf hingewiesen und muss entscheiden, ob die Offerte als Abrechnungsgrundlage übernommen werden soll oder nicht.
Die Meldung erscheint einmal, unabhängig von der Abrechnungsart und der Abrechnungsgrundlage. Die Warenbeschreibung im Auftrag hat Vorrang.


5. Wird die Menge als Abrechnungsgrundlage genutzt und gibt es Differenzen zwischen den erfassten Sendungsdaten des Auftrages und der Menge in der Offerte, wird der User darauf hingewiesen.
Es erscheint eine Meldung pro Abrechnungszeile, in welcher die Menge als Abrechnungsgrundlage genutzt wird. Die Menge im Auftrag hat Vorrang.


6. Wurde eine Offerte bereits abgerechnet und soll erneut in eine Ausgangsfaktura übernommen werden, erscheint die folgende Meldung:


7. Soll eine Offerte in einen Auftrag übernommen werden, deren Haupt-/Unterabteilung oder Modus/Bereich nicht mit denen der Offerte übereinstimmt, wird ebenfalls eine Hinweismeldung ausgegeben, die der User annehmen oder ablehnen muss.