Nur Belegkopfdaten erfassen - keine Belegpositionen

Zur Erfassung der Eingangssammelrechnung werden zunächst folgende Daten im Belegkopf eingegeben:

• Die Belegart
• Der Rechnungssteller
• Die Rechnungsnummer
• Das Belegdatum
• Die Buchungsperiode, wenn erforderlich
• Die Zahlungsbedingung, wenn erforderlich
• Der Gesamtbetrag der Sammelrechnung
• Der Steuerbetrag der gesamten Rechnung                               
  → Es ist möglich, dass einige Transporte steuerpflichtig, andere steuerfrei sind. 
  → Deshalb ist dieses Feld ein reines Eingabefeld - es  besteht keine Rechenregel, die auf einen bestimmten %-Satz des Gesamtbetrags korrigiert.

Diese Daten werden vom Mitarbeiter erfasst und gespeichert. 
Die weitere Bearbeitung kann von anderen Mitarbeitern unter Angabe der Belegnummer in weiteren Niederlassungen und unterschiedlichen Abteilungen erfolgen.

In den Belegpositionen werden die einzelnen Beträge den entsprechenden Positionen zugeordnet und zeilenweise erfasst. 
Dabei können sowohl die Abrechnungsarten als auch steuerfreie und –pflichtige Beträge pro Position unterschiedlich sein.

Die Steuerbeträge werden in der Summe gegen den Steuerbetrag in den Kopfdaten abgeglichen. 
Am Ende der Berechnung müssen alle Beträge der Kopfdaten und der Einzelpositionen glatt gestellt sein, sonst wird der Beleg nicht gebucht, nur gespeichert.

So kann die Rechnung auch von Fachabteilung zu Fachabteilung weitergegeben werden. 
Es erfolgt jeweils eine Speicherung über die Belegnummer, aber erst mit der letzten Ausbuchung eine Buchung und Übergabe an die FiBu.

Ausbuchen der Einzelpositionen durch die Abteilungen

Zur weiteren Bearbeitung erfolgt die Weitergabe in die Fachabteilungen, die auch in unterschiedlichen Niederlassungen ansässig sein können. 
Durch Aufrufen der notierten Belegnummer im Reiter Suchkriterien wird die vorerfasste Rechnung aufgerufen.

Der vorerfasste Beleg wird in der Suchkriterien über die Belegnummer aufgerufen. 
Der zuständige Mitarbeiter erfasst in den Belegpositionen die Positionsnummer, Abrechnungs-/Leistungsart und den Einzelbetrag.

Hier ist ein Transport steuerfrei, ein weiterer steuerpflichtig. 
Kennzeichnen Sie den steuerpflichtigen Betrag durch den Steuerschlüssel USt., der bei Ihnen für den Steuersatz hinterlegt ist. 

Suche nach Steuerschlüsseln:
Bei der Auswahl darauf achten, dass es sich um einen Vorsteuerschlüssel handelt → hier im Feld VSt-Schlüssel durch ein J gekennzeichnet:

Der Beleg wird durch den letzten Mitarbeiter gespeichert - den, der den letzten Restbetrag verbucht.

Information zum Thema Rundungsdifferenzen bei Steuerbeträgen

Beim Speichern der Rechnung werden intern die einzelnen Steuerbeträge pro Abrechnungszeile berechnet und addiert und mit dem Gesamt-Steuerbetrag in den Kopfdaten vergleichen. 

Die Differenz darf eine vorgegebene Rundungsdifferenz nicht überschreiten (Feld Rundungsdifferenz in den Stammdaten FIRMA → FiBu-SCHNITTSTELLE → Reiter Konten/Kontierung).

Nur gespeichert und Belegnummer zur Nachbearbeitung vergeben, aber nicht gebucht.

Weiteres Ausbuchen des Belegs

Zum Erfassen der nächsten Positionszeile wählen Sie im Kontextmenü Zeile anfügen, um eine leere Zeile zu erhalten. 
In den Feldern Abrechnungsart und Leistungsart kann nach Stammdateneinträgen gesucht werden.

Beachten Sie ebenfalls den Steuerbetrag und den Steuerschlüssel. 
Nach deren Erfassung ist diese Eingangsrechnung ausgeglichen und kann gebucht werden.

Nach dem Speichern und erneutem Aufrufen ist der Beleg ausgegraut und mit dem Buchungskennzeichen versehen.

Ausbuchen einer Sammelrechnung mit Rückstellungen

In vielen Unternehmen ist es üblich, mit Rückstellungen zu arbeiten. 
Dann wurden über die Hauptposition/Masterakte bereits Rückstellungen erfasst, die per Kostensplitting (RS) auf die Upos/Sammelakten verteilt wurden, bevor die Eingangsrechnung eintrifft. 
Bei der Ausbuchung der ER werden die auf die Upos verteilten RS pro Akte angezeigt und müssen passend aufgelöst werden.

In der Ansicht stellt sich eine Sammelrechnung mit Rückstellungen wie folgt dar:

Erfassen einer Sammelrechnung in einem Arbeitsgang

In den Belegpositionen werden die Einzelbeträge auf entsprechenden Positionen mit unterschiedlichen Abrechnungsarten verteilt. 
Die Summe der Einzelbeträge und der Gesamtbetrag in den Kopfdaten gleichen sich aus. 
Die Rechnung wird damit gebucht.

Daten der Sammeleingangsrechnung wurden aus Excel-Datei eingelesen

Sie kommen aus den Offene Rückstellungen Excel-Einleseformat in Controlling in Umgebung.
→ Die Einzelbeträge wurden auf die Unterpositionen/Sammelpositionen verteilt.
→ Rückstellungen wurden dem gegenübergestellt.
→ Das Übereinstimmungskennzeichen wurde automatisch in jeder Positionszeile auf Ü gesetzt.

→ Die Rechnung kann gespeichert und gebucht werden.