Wählen Sie im Umgebungsmenü → Faktura → Eingangsbelege.
Bei der Erfassung einer Sammeleingangsrechnung eines Dienstleisters, geben Sie die Belegart und den Rechnungssteller in den Kopfdaten ein.
Bei dem Dateiauswahlfenster merkt sich das TMS pro User das zuletzt benutzte Verzeichnis und schlägt dieses vor. Siehe hierzu eAkte-Reiter im Auftrag → Dateiverzeichnis.
Wenn mit der
ist die Spalte Abrechnungsart Pflicht.
Dabei ist es nicht notwendig, zusätzlich die Leistungsart in der Datei zu füllen.
Das Programm ermittelt diese beim Upload selbstständig aus der Abrechnungsart und würde falsche, manuell gesetzte Leistungsarten überschreiben.
Beispiel einer CASS-Rechnung:
Nach dem Einlesen wird ein Protokollfenster angezeigt.
Mit dem Button Schließen beenden Sie die Übernahme der Daten und erhalten eine Aufstellung in den Belegpositionen.
Bitte beachten Sie die Änderungen ab Version 7.5.4, die hier bereits erwähnt sind.
Wenn Sie eine Excel-Datei selbst erstellen möchten, achten Sie bitte auf die genaue Schreibweise der Überschriften!
Die Datei muss wie folgt aufgebaut sein, um eingelesen werden zu können:
Deutsche Schreibweise:
Englische Schreibweise:
Luftfracht:
In der 1. Spalte der Datei Position oder File können anstelle der TMS-Positionsnummer auch folgende Nummern angegeben werden:
→ Das Programm findet daraufhin die Positionsnummer.
Wird eine Nummer doppelt vom Einleseprogramm gefunden, z.B. als Positionsnummer und KEP- TrackingID, wird ein Fehler ausgegeben.
Im Standard wird die betroffene Fehlerzeile nicht in die Belegpositionen übernommen.
Falls die Spalte Referenz in den Belegzeilen eingeblendet ist, wird hier angezeigt, wie die Ursprungsnummer, KEP Tracking-ID, Bezugsnummer etc. lautet.
In der 1. Spalte muss weiterhin innerhalb der ersten 20 Zeilen die Überschrift
erscheinen.
→ Die Reihenfolge der weiteren Spalten spielt keine Rolle mehr.
→ Neu hinzugefügt werden kann die Spalte:
Weiterhin gibt es die Spalten:
→ Die Überschriften können GROSS oder klein oder gemischt geschrieben werden.
Die Daten müssen auf dem ersten Sheet/Blatt erfasst werden. | |
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Die Positionsnummern müssen ohne Leerzeile untereinander geschrieben werden. | Sobald die Spalte Positions Nr. leer ist, bricht die Übernahme ab. |
Die Spalten müssen in der folgenden Reihenfolge erfasst werden: | Positions Nr. (alternativ: HAWB) → Leistungsart → Betrag → Steuerschluessel → Rueckstellnummer → Konto Nr. |
Prüfung auf doppelte HAWB-Nummern | Bei Verwendung von HAWB in Spalte 1 wird beim Einlesen geprüft, ob die HAWB-Nummer doppelt in der Einlesedatei ist. Wird die HAWB-Nummer ein weiteres Mal in der Datei gefunden, wird diese Position NICHT eingelesen. Es erfolgt ein Eintrag im Protokoll. |
Der Betrag wird ohne Währungskennzeichen gelesen. | Die Währung in den Abrechnungszeilen wird aus den Kopfdaten des Belegs vorbelegt. |
Die Spalten Rueckstellnummer und Konto Nr. sind optional. | Sofern gefüllt, werden sie beim Einlesen übernommen. Exkurs: Excel-Datei anhand offener RS aus CargoSoft erzeugen |
Sofern Rückstellungen in CargoSoft zu den Positionen erfasst sind, werden diese automatisch vorgeschlagen (unter Berücksichtigung der Adresse, Positionsnummer und Leistungsart). | Die Rückstellung wird dabei soweit wie möglich in die Währung aus dem Belegkopf umgerechnet. Falls dies aufgrund fehlender Umrechnungskurse nicht möglich sein sollte, wird hierzu eine Meldung ausgegeben. Bitte kontrollieren Sie dann die Währung und den Betrag in der Abrechnungszeile. |
Die Währung wurde dann vermutlich in die Währung der Rückstellung geändert, der Betrag aber nicht. | |
Stammdaten nicht so vorhanden → | Falls es eine Position, Leistungsart oder Steuerschlüssel aus der Excel-Datei nicht in CargoSoft gibt, gibt es eine Fehlermeldung und die Übernahme bricht ab. |